Полная инвентаризация будет успешной, если будет точно отражать ситуацию на складе. Ведь нам нужна не подгонка физического количества под остатки в системе, что негативно отражается не только на точность сборки товара по заказам, но и на продажи. Подготовка к инвентаризации — залог успеха проведения физического подсчета товара
Исходя из этого, возникает вопрос, что нужно сделать для грамотной и точной инвентаризации? Я предложу схему, при которой сам просчет остается делом техники. На своем опыте, это именно так, никак не иначе. Поэтому, в этой статье пойдет речь только о самой подготовке. Технология самого просчета описана в следующей моей статье.
Содержание:
- Выбор даты годовой инвентаризации и метода просчета ТМЦ.
- Для чего нужен график проведения инвентаризации
- Подготовка к инвентаризации с логистическим оператором
- Инвентаризация основных средств.
- Показатель точности инвентаризации у хорошего начальника склада.
- Ссылки на унифицированные формы по инвентаризации
Выбор даты и метода полной инвентаризации
С самого начала, необходимо выбрать дату полной, годовой инвентаризации. Дату проведения инвентаризации нужно спланировать не менее, чем за 8-10 недель до начала самой инвентаризации.
Это время нужно не только на планомерную подготовку для склада, но и также для других департаментов компании. Коммерческой службе нужно предупредить клиентов. Магазинам сделать соответствующий запас. Отделу снабжения планировать поставки исходя из неработающего на приемку склада и так далее.
Склад во время инвентаризации должен быть закрыт, как на приемку, так и на отгрузку. Это обязательное условие проведения инвентаризации.
И поскольку логистика обслуживает продажи, а не наоборот, то, в идеале датой или датами годовой инвентаризации должны стать те дни, когда наблюдаются наименьшие продажи. Все зависит от специфики бизнеса, его сезонности.
Вторым шагом нужно определиться с методом физического подсчета. Что это будет? Бланки подсчета, куда вручную будут вписываться цифры просчета, или ТСД ( терминал сбора данных).
Технологии различны, из этого и количество людей и ввод подсчитанных количеств также будет отличаться.
По завершению этого этапа, издается приказ о проведении полной инвентаризации, где отражены не только даты, но и ответственный за инвентаризацию, члены комиссии. См. форму ИНВ-22
В состав комиссии обычно входит ведущий сотрудник от отдела логистики, сотрудник бухгалтерии или финансовой службы, сотрудник службы безопасности. В идеале еще и представитель от независимого аудита. Приказ подписывает Генеральный директор компании.
Это важно. Этот приказ должен быть транслирован на всю компанию с самого верха.
Руководителю отдела логистики следует периодически напоминать руководителям других отделов о предстоящей инвентаризации, что бы ни для кого инвентаризация не стала «сюрпризом».
График инвентаризации, как основа подготовки
Теперь мы переходим ко второму блоку подготовки в инвентаризации — графику инвентаризации. В этом графике должны быть определены ответственные по каждому этапу подготовки к инвентаризации, в т ч, во время проведения самого просчета, с учетом периода выполнения задач и самих задач.
Это может выглядеть вот так:
Поскольку мы планируем инвентаризацию, то все должны четко понимать, кто, что делает, в какой последовательности, в какой временной промежуток. Это сверх важно, если мы хотим начать и завершить инвентаризацию в отведенный срок. Ведь продажи не любят ждать.
Ответственный за инвентаризацию должен следить за исполнением графика инвентаризации на каждом этапе.
Этот график будет зависеть от масштабов организации и просчета. В графике только отразил суть. Все должно быть более подробно. Лучше занести в график, даже второстепенную деталь, чем держать ее в голове. Этот график должен быть согласован между всеми его участниками.
Подготовка к инвентаризации. Второй этап.
Необходимо сформировать счетные бригады. Бригада состоит из двух человек. Более опытный сотрудник должен считать. Менее опытный — записывать цифры. Особенно важно, если счетные бригады укомплектованы не только сотрудниками склада, но и сотрудниками других отделов.
На случай форс-мажора, хорошо иметь запасного сотрудника для просчета. Лучше сделать так, чем оправдываться за задержки.
Необходимо подготовить карту склада. Исходим из того, что начальник склада имеет представление о времени прохождения для просчета каждого ряда. Из этого расчет количества бригад. Во избежание путаницы, здесь важно понимать, откуда начнет свой путь каждая бригада, куда им двигаться дальше.
Начав свой ряд, счетная бригада должна его и закончить. Здесь важен принцип от стены до стены, а не по товарному признаку.
Карта просчета склада должны быть распечатана А3 формате, вывешена на видное место. Ответственный сотрудник, должен фиксировать завершение просчета каждого ряда.
Подготовить инвентарь на все бригады, исходя из отведенного на инвентаризацию время. Нужно составить список от бумаги и ручек, до касок и поясов безопасности, если подразумевается просчет на верхних ярусах стеллажного хранения. Вся техника и инвентарь должны быть готовы за несколько дней до инвентаризации.
Обязательно провести уборку склада и расставить все по местам в пределах доступа.
Особенно это касается зоны брака. Зону брака нужно привести в полный порядок, как в части доступа, так и для оперативного просчета брака. Что можно списать до инвентаризации, нужно сделать в максимальном объеме. А лучше в полном. Зона брака должна быть четко отделена от основного товара. Для этой зоны должны быть отдельные бланки.
Это же касается излишков.
Подготовить памятки по инвентаризации, журналы и инструктаж по технике безопасности.
В плане финансового отдела, убедиться, что все товары имеют цену, поскольку итоги инвентаризации будут занесены и финансовый результат ( ИНВ 19)
Подготовить инвентарь для членов комиссии, которые будут выборочно проверять итоги просчета бригад.
Протестировать складскую программу. Ели все будет готово, а программа даст сбой, то никакой инвентаризации вообще не состоится.
Подготовка к инвентаризации с логистическим оператором
Если вы передали обработку Вашего товара на аутсортинг, то есть логистическому оператору, тогда от Вас и вашего партнера потребуются следующие шаги:
- обмен приказами по инвентаризации минимум за месяц до ее проведения.
- к моменту инвентаризации — отработка всех актов разногласий. Совершение соответствующих проводок в учетных системах сторон по актам разногласий.
- к моменту инвентаризации проведение сверки сторон по АР и подписание сверки в МХ-14.
- До начала инвентаризации, стороны проводят и подписывают сверку по основному складу, складу брака, виртуальному складу излишков и недостач. В случае, если остатки в учетных системах не совпадают, делают сверку движения товара до выявления всех расхождений. Любые проводки в учетных системах сторон, после подписания сверок прекращаются. И возобновляются только после завершения инвентаризации и фиксирования результата просчета в ИНВ-5.
- Инвентаризационные ведомости также должны быть подготовлены, пронумерованы. Инвентаризационные ведомости выдают уполномоченные члены комиссии в начале и во время просчета.
Это большая работа. Такую работу необходимо начать заранее. Иначе все зайдет в цейтнот.
По опыту за неделю-две, отработка всех актов разногласий и приведение учетных систем в полное соответствие почти нереально.
Подготовка к инвентаризации. Третий этап.
До начала инвентаризации необходимо завершить все приходы и отгрузки, как физически, так и по системе. К началу инвентаризации, никаких товаров не должно быть в зонах приемки или отгрузки. Все должно быть размещено в ячейках или отгружено.
Допустим просчет некоторых групп товаров заранее. Это могут быть неликвидные товары, которые не имеют никакой оборачиваемости, хранящиеся в отдельной зоне склада. Какие-то весовые товары, или мелко штучные товары, в сотнях тысяч штук. Все это возможно при двух условиях:
- Хранение таких товаров в отдельном, закрытом помещении, куда невозможен доступ всем сотрудникам склада.
- И по этим товарам также должны быть соблюдены все правила полной инвентаризации.
Блокировать любые проводки с системе. Ни один сотрудник компании, не зависимо от отдела и должности не должен иметь доступ к любым проводкам, связанными с движением или корректировкой остатков товара. Иначе теряется весь смысл инвентаризации.
Отдельно подчеркну, что в инвентаризационных бланках просчета не должно быть указано ожидаемое кол-во в ячейке хранения. Иначе, это приводит к подгонке цифр заинтересованных лиц. Или, под конец инвентаризации, велик соблазн уже не считать, а подтвердить цифру занесенную в бланк просчета.
Когда объясняю этот момент, даже руководителям отдела логистики небольших компаний, на меня всегда смотрят с явным непониманием.
Аргумент, что мы все равно найдем товар — не применим. Во-первых, можно не найти. Во-вторых, можно «найти» уже в просчитанных рядах, что не приемлемо. В-третьих, это ведет лишь к задержке инвентаризации.
Ведь наша задача, объективные цифры. Менеджер по продажам не должен заявлять клиенту о наличии товара, а потом извиняться за его отсутствие. Это не профессионально.
После блокировки товарного движения, зафиксировать и подписать остатки членами инвентаризационной комиссии по основному складу, и складу брака, излишков и недостач.
Инвентаризация основных средств
На мой взгляд, и по моему опыту, подготовить и провести инвентаризацию основных средств, часто проще, чем инвентаризацию ТМЦ. Относительно ТМЦ, считать не так много.
Здесь все можно подготовить и посчитать заранее. У нас есть список основных средств с инвентарными номерами. В силу занятости руководителей, могу посоветовать два момента:
- Если у вас нет идеального сотрудника, которому Вы доверяете, как себе, посчитать и проверить все самому. Я за делегирование обязанностей, но здесь исключение. Отвечать Вам, а не тому, кому Вы это поручили.
- Не валить все в кучу, а к моменту инвентаризации считать все по группам и разбить на этапы. Сегодня считаем столы и стулья. Завтра технику. Послезавтра компьютеры, принтеры, телефоны и т д. Всего по 30-60 минут в день и за несколько дней у вас будет сделана работа.
Таким образом, Вы точно будете знать, что у вас есть, а чего нет к моменту инвентаризации. Часто, мы делаем перемещение между филиалами или магазинами. Вполне возможно что-то недостающее там.
Не редко, основные средства не имеют инвентарного номера, например, он стерся. У нас есть время его восстановить. Или официально, законно провести пересортицу, списание.
По теме инвентаризации ОС, у меня есть отдельная статья.
Подготовка к инвентаризации. Заключение
Подготовка к инвентаризации, это так подготовка на наступлению. Чем лучше знаем деталей, чем больше времени у нас на подготовку, тем лучше и точнее будет результат. Согласованный график проведения инвентаризации, хорошая координация, и организация — всему основа.
Готовимся несколько недель. Считаем 1-2-3 дня.
В начале статьи, упомянул, что сам просчет, в этом случае будет делом техники. Еще раз подчеркну — так и есть. Когда членам комиссии и рядовому составу все понятно от и до, ответственному за инвентаризацию, или начальнику склада, остается только небольшая работа по координации «здесь и сейчас» и наблюдение за ходом инвентаризации.
Кстати, это важно. При большом объеме счетных бригад, ответственный за инвентаризацию не должен сам заниматься просчетом. У него должна быть свободная голова и руки.
Считается, хорошим итогом инвентаризации, точность в 97%. На мой взгляд, хороший начальник склада, еще до начала инвентаризации будет уверен в цифре выше 99,5%. Превосходный начальник склада — в 99,99%. Это не теория. Это моя практика.
Что бы добиться такого результата, есть методы его достижения. По этой теме, есть отдельная моя статья «точность комплектации».
Подготовка к инвентаризации, это отдельный проект. К нему именно так стоит относиться. Надеюсь, моя статья была полезной. В следующей статье мы разберем тему проведения инвентаризации. Всего Вам хорошего!