Как оптимизировать и улучшить работу действующего склада. 10 ключевых советов от эксперта.

Сегодня в теме оптимизация и улучшения работы склада, мы будем говорить о методах оптимизации и повышения эффективности работы действующего склада. Хорошо организованная работа склада увеличивает рентабельность бизнеса и является залогом отсутствия постоянных авралов. Что такое хорошая работа склада? Какими критериями она измеряется? Об этом также пойдет речь.

Нет никакого чудодейственного рецепта. Однако, есть комплекс мер, с помощью которых, шаг за шагом, работа склада становится лучше, показатели растут и достигают своих вершин. Буду отталкиваться от своего опыта в логистике и продолжительной работы в качестве руководителя большого распределительного центра.

Что касается, организации работы склада с нуля, на эту тему есть моя отдельная статья «Как организовать работу склада с нуля».

Содержание:

• С чего начать оптимизацию работы склада
• Что делать с неформальными лидерами
• Почему ключевые показателя склада не срабатывают
• Что такое бизнес-процессы на складе и почему без них не работают регламенты
• На какой участок склада следует оправить лучших сотрудников
• При чем здесь топология склада
• Нюансы по зонам склада
• Вопросы по безопасности и экономике склада

Организация работы склада: оптимизация и улучшения. С чего начать

Не редко руководство склада сталкивается с ситуацией, когда вводимые меры по улучшению работы склада не приносят ожидаемого результата. Что-то немного меняется, однако прорыва нет. Изначальная причина состоит в том, что не можем посмотреть со стороны, а главное — нет комплексной, системной программы в повышении эффективности работы склада.

В каком-то смысле, все это можно сравнить с хронически больным. Любой профессиональный врач назначит комплексное лечение. Более того, на каждом этапе будет отслеживать изменения. Внесет соответствующие коррективы.

Поэтому, где есть смысл изменить сразу — меняем сразу. Но начать следует именно с программы комплексных мер.

И здесь есть свои нюансы.

1. Руководитель отдела логистики должен четко представлять, какие показатели склада (KPI) являются наиболее важными. Какие несут важную, но второстепенную роль.
2. Спускать программу сверху вниз будет очередной ошибкой. Мы говорим о командной работе. Здесь она будет заключаться в том, что необходимо задействовать всех ключевых сотрудников склада.

Каждому необходимо дать возможность заявить свои предложения. Задача руководства не дать ход неконтролируемой революции, популистским лозунгам, а все систематизировать с учетом всех факторов и обстоятельств.

Отдельно скажу, что всегда есть неформальный лидер.

Важно мудро задействовать такого человека. Если у него есть компетенции на ту или иную должность — при возможности предложить эту должность. Если требуется, научить человека.

В чудеса я не верю, но то, что эффект может превзойти ожидания, это точно. Проверено не раз.

Вы выиграете в любом случае. Потому, что бывает и так, что дав возможность уже официально управлять плохо управляемому человеку будучи еще в рядовой должности, неформальный лидер понимает, что может только говорить. В этом варианте всем становится все очевидно. Во избежание рисков, на начальном этапе не следует давать большой ответственности. В случае неудачи вы избавляетесь от бунтовщиков.

Ключевые показатели склада (KPI)

Есть ли на складе ключевые показатели? Работают ли они в полной мере или давно требуется внести изменения? Все начинается с головы. В данном случае не только с руководителя отдела логистики и
или начальника склада, но и с показателей эффективности работы склада.

Дословно, KPI с Английского, это Ключевые Показатели Эффективности (Key Performance Indicators) Точнее будет – ключевой показатель результата деятельности, поскольку эффективность, это соотношение между достигнутыми результатами и затраченными ресурсами. А показатель результата деятельности  — это степень достижения запланированных результатов.

Проще говоря, KPI это система мотивации сотрудников организации.

За счет введения KPI повышается эффективность работы сотрудников и всего предприятия в целом.

По сути, KPI склада, это KPI начальника склада. Дальше идет по нисходящей. То есть, на каждом уровне есть свои показатели. Где-то они могут быть одними и теми же. Где-то один показатель заменяет другой, поскольку есть разный функционал.

К примеру, в KPI кладовщика будет добавлена точность приемки и отгрузки, в то время как у начальника склада будет общей показатель точности работы склада. Например, точность комплектации или коэффициент по актам разногласий.

У каждого сотрудника должны быть свои ключевые показатели, они не должны быть в конфликте с другими должностями склада. Иначе KPI работать не будут.

Не должно быть много или мало показателей работы сотрудника. Оптимально — 3. В противном случае также нужного результата не получим.

Я не стану подробно останавливаться на этом пункте. Если интересует, есть отдельная моя статья по этой теме, которая так и называется «Что такое KPI в логистике и как его считать».

Переходим к третьему шагу.

Оптимизация и улучшения работы склада. Бизнес-процессы.

Теперь об инструкциях для сотрудников. В целом речь не идет о должностных инструкциях. Это само собой должно быть. Мы говорим о бизнес-процессах склада, которые служат дорожной картой в работе любого подразделения.

Бизнес—процесс на складе — это строго регламентированные операции, которые характеризуются четкими последовательными действиями сотрудников.

Цель описания и внедрения бизнес—процессов на складе – это переход с административной системы управления людьми, с зависимостью от «человеческого фактора», на более совершенную, «прозрачную» систему управления процессами.

Бизнес-процессы склада исходят из бизнес-процессов всей организации. Склад работает под бизнес, а не наоборот.

Зачастую только это является стопором, когда склад должно не подстроен под специфику бизнеса, или работает по старинке, хотя время диктует новые правила.

Чем больше склад, больше количество сотрудников и операций, тем актуальнее становятся выстроенная система. И не только в представлениях и харизме сильного руководителя, но и на фундаментальном уровне — бизнес-процессах, которые работают не зависимо от больничного и отпусков руководителей склада.

Как правило, люди не хотят работать по-новому, по каким-то там регламентам. Или пишутся регламенты вне системного подхода и общей ситуации. Такой регламент, вырванный из сложившейся системы не будет работать. Мы привыкли проблему решать по мере ее поступления, а значит реагировать на пожары тогда, когда они уже охватили предприятие. Согласованные, прописанные, внедренные бизнес-процессы даются с трудом, конфликтами и потом.

На это нужно время и политическая воля. 

Однако, когда они действительно начинают работать, почувствовав вкус и выгоду от порядка и прозрачности механизмов взаимодействия, люди уже не могут работать там, где этого нет. Говорю это из своих наблюдений и практики.

Теперь, когда мы разобрали стратегию, три столба, на которых выкладываются кирпичики, мы переходим к тактическим и операционным аспектам нашей темы: оптимизация и улучшения работы склада.

Общая организация труда на складе

Выше мы говорили, что многое зависит от компетенции руководителя склада. Потратьте время и усилия, чтобы найти или обучить подходящую кандидатуру. Более того, все вышеуказанные шаги необходимо выполнять вместе с ним. Этим вы проверите его компетенцию. Вместе с тем, это будет его проект, а не спущенный сверху. Как понимаете, это очень важно.

Далее:

• Чрезвычайно важно иметь четкое представление о нормах на человека по операциям, будь-то комплектовщик, кладовщик или водитель. Например, норма комплектовщика — определенное количество коробов или кубометров в час/смену. Этот анализ важен.
• Если нет фундаментальных противоречий, подводите склад к сдельной работе.
• Пересмотрите штат сотрудников. Если штатное расписание отсутствует, сформируйте или скорректируйте его структуру. Новый человек должен прибавлять эффективности и приносить прибыль. Поскольку мы работаем в бизнесе, необходимо исходить именно из этого.
• Рабочие места руководства склада должны быть организованы так, чтобы даже находясь в своем кабинете, руководитель мог видеть основную часть склада. Зоны приемки и отгрузки часто бывают в приоритете.
• Важно организовать порядок в офисных помещениях и раздевалках склада. Невозможно добиться аккуратности персонала и чистоты на площадях склада, если офис и раздевалки напоминают места погрома.
• Следите за рынком труда, законодательством, постановлениями санитарных норм и правил, новшествами на рынке логистики.
• Отслеживайте работу конкурентов.

Как оптимизировать работу склада. Зона приемки товара

Есть такое понятие, как топология склада. Отличный, рабочий инструмент для повышения эффективности на складе. Об этом я пишу в отдельной своей статье «Что такое топология склада, как спланировать зоны склада».

Как театр начинается с вешалки, так и склад начинается с приемки или зоны приемки товара. Часто зона приемки и зона отгрузки, это одни и те же площади. Исходя из этого:

• В этой зоне не должно быть ничего лишнего. Только ворота склада, оборудование, которое связано с WMS ( складской системой склада). Возможно, в отдельном участке этой зоны могут быть аккуратно сложенные поддоны, место для стрейч-пленки. Все лишнее, это неудобства, которые влекут за собой потерю времени, или риски повреждения товара.

• Сами поддоны должны быть исправными, никаких ломаных поддонов. Это большие риски не только порчи товара, но и нанесение травм сотрудникам при падении паллет со стеллажей.
• Считаю нужным напомнить, что регламент по приемке и отгрузке товара, работы с транспортными средствами должен быть встроен в общий бизнес-процесс склада. Кладовщику или приемщику точно следует знать что и как делать, сколько времени требуется на один автомобиль. Такой регламент это еще и более быстрое и качественное обучение нового сотрудника.
• Есть правило. Лучших сотрудников отправляйте на приемку. Здесь все понятно. Как товар примем и посчитаем, так и скомплектуем. Несоответствие данных по товарным запасам и акты разногласий никому не нужны.
• Приемку товара следует осуществлять сразу по прибытию. Приемка во время пересменки не приемлема. В этом случае лучше оставить сотрудников допринять автомобиль или оставить следующей смене.
• Работайте с поставщиками. Все должно дойти до того, что товар безукоризненно аккуратных поставщиков вы сможете проверять выборочно. Это существенно сэкономит время приемки. Однозначно рабочая и проверенная схема.
• Акты разногласий следует составлять сразу же и фиксировать с документами приемки. Это ваши деньги! Поэтому нельзя этот момент оставлять по остаточному принципу. За акты должен отвечать конкретный человек в смене.

Зоны хранения товара

• Ежедневная уборка и чистота всех складских зон должна быть как «Отче наш».
• О топологии склада мы уже говорили. Для каждой категории товара, по возможности, должна быть своя зона. Если товар и площади позволяют, ранжируйте товар по АВС анализу. Это дает эффект меньшего пробега всем сотрудниками склада. А значит повышается КПД сотрудников.

• По возможности внедрите систему адресного хранения. Об этом также можно прочитать в отдельной моей статье «Как организовать адресное хранение с нуля».
• Отведите отдельную зону для брака. Это брак, это не свалка. Товар должен быть аккуратно разложен по категориям, в легком доступе для осмотра и просчета. Данные о браке должны быть актуальны. Это снизит воровство и ускорит время по работе с актами разногласий по браку. Утилизируйте брак по всем правилам, то есть с членами комиссии и составлением акта об утилизации.
• Отведите зону излишков. Излишки, это товар, который не числится в складской системе по количеству или артикулу. Эта зона должна отрабатываться систематически. По итогам разбора актов разногласий, товар ставится на приход и перемещается в основную зону хранения.
• Хранить товар следует только на поддонах.

Комплектация и отгрузка

• В рамках KPI установите цель — минимум 99,6% точности комплектации. То есть на 1000 собранных единиц (коробов) разногласия составят всего 4 короба. Со временем доведите этот показатель до 99,8% и выше.
• По возможности проверяйте минимум 20% от скомплектованных паллет. Обязательно заносите данные в отдельный электронный журнал. Эта статистика будет крайне важна. Вы увидите динамику. И ФИО наиболее «отличившихся сотрудников» также будете знать наверняка.
• Отдельно, уже цветной этикетной, обозначайте скомплектованные паллеты. Для скомплектованного товара должна быть выделена отдельная зона. Визуально, паллет с цветной этикеткой, отличается от остальных паллет, что снижает риски его «потери» на складе.
• Обматывать паллет стрейч-пленкой следует не менее трех слоев, плотно прикрепляя ряды товара на поддоне к самому поддону.
• В части работы с поставщиками и распределения нагрузки на склад, сформируете график приемки каждого поставщика. Выгод от такого шага больше, чем видится на поверхности.
• Необходимо осматривать транспортное средство, как на предмет целостности кузова, так и на предмет соответствия перевозимому товару.
• Постарайтесь наладить фото-отчет погрузо-разгрузочных работ. Как минимум, фото кузова, нескольких рядов загрузки, последнего ряда, фото пломбы. Это точно обезопасит в случаях разбирательств связанных с некорректной загрузкой или кражей товара. Видео-камеры также в большой плюс.
• На погрузку товара в транспортное средство отправьте самых аккуратных сотрудников. Будь-то ручная укладка товара в кузов машины или загрузка паллет погрузчиком (электро-рохлей)
• Не допускайте перегруза транспортного средства. Даже если вся ответственность переходит к перевозчику, ваши клиенты не захотят с вами работать, если товар будет приходить в неликвидном состоянии.
• Документы отгрузки должны быть заполнены и оформлены идеально. Даже беглым взглядом можно определить уровень склада по документам с этого склада.

Оптимизация и улучшения работы склада. Безопасность

• Чем светлее склад, тем меньше риск ошибок. Хорошее освещение склада, это верное вложение средств. При этом, автоматика или способы освещения должны быть настроены так, что те зоны, в которых не проводится работа, должны оставаться на дежурном уровне освещения.
• В соответствие с топологией склада, нанесите разметку, как для движения техники, так для перемещения персонала.

• Выделите отдельное место для стоянки техники. Это место должно быть размечено, как парковочные места у супермаркета. Дисциплина и порядок малые спутники прибыли компании.
• Позаботьтесь о безопасности сотрудников и клиентов в части жилетов и касок. Это касается и запретов посещения зон склада офисными сотрудниками склада и клиентами без сопровождения.
• Почему-то бичом складов является не ровный пол и внезапно дырявая крыша. Все это риски не только повреждения товара, но и нанесение физического вреда складским сотрудникам.
• Категорически нельзя допускать персонал к вождению складской техники без соответствующих прав.
• Соблюдайте температурный режим и уровень влажности. Для этого на складе должны быть термометры и гигрометры.
• Отдельный вопрос по страховке помещения, техники и товара.
• Немаловажный аспект в части пожарной безопасности. Эту тему точно нельзя игнорировать.
• Имейте в запасе минимум самых распространенных расходных запчастей для техники. Также будет большой ошибкой иметь не оптимальное, а минимальное количество техники. В случае поломки всего лишь одной единицы, все планы и гарантии вашей надежности, как партнера, быстро превратятся в слова. Мне довелось короткое время работать в одной крупной Федеральной компании, где расчетное количество погрузчиков составляло три единицы. По факту было всего два. Из них одни погрузчик по документам давно списали, но в реалии использовался. И конечно, все время ломался. Высшее руководство разводило руками, при этом планы на смену никто не отменял.=)). Дальше без комментариев.
• Проводите выборочную и полную инвентаризацию склада. Очень большая тема. По данной теме, на этом сайте есть отдельная рубрика, которая так и называется «Инвентаризация».

Экономика

• Посчитать себестоимость каждой складкой операции. Такая аналитика оптимизирует прибыль. Часто компании даже не подозревают, что часть их товаров или операций не рентабельны. Зная объем предстоящих работ, будет точнее расчет персонала по операциям.

• Сформируете отчетность, где будут отражены показатели экономической эффективности по операциям за период. Отчетность о времени простоя по датам, причинам простоя. Другие полезные отчеты. Здесь важно не завалить отчетами начальника склада. Если в штате есть экономист или руководитель отдела логистики, путь они занимаются этим.
• Оптимизируете затраты на расходные материалы, освещение и так далее. Например, стрейч-пленка, может иметь разное назначение. Высокого качества — на обмотку паллет. Низкого качества, что дешевле — на вспомогательные работы.
• Сформируйте гибкую, но прозрачную систему мотивации сотрудников. Правильно сформированная мотивация дает только прибыль, а не убытки.
• Cформируйте бюджет.
• Каждый сотрудник должен подписать договор о полной материальной ответственности.
• Уделите должное внимание вопросам безопасности в части предотвращения краж. Сотрудников уличенных в краже, тут же увольнять. Это отличный пример остальным.
• Часть прибыли вкладывайте в обучение, безопасность и IT- технологии.

Заключение по теме, как оптимизировать работу склада

Итак, резюмируем наших 10 ключевых пунктов.

Первое. Компетентное руководство складом.

Второе. Разработка, или пересмотр ключевых показателей эффективности работа склада.

Третье. Разработка комплексных мер по оптимизации и улучшению работы склада.

Четвертое. Складские бизнес-процессы строятся с учетом процессов всей организации и комплексных мер по улучшению работы склада.

Пятое. Разработка топологии склада.

Шестое. Общая организация труда на складе.

Седьмое. Внедрение общепринятых правил и регламентов в погрузо-разгрузочных работах, хранении и комплектации товара.

Восьмое. Чистота и порядок.

Девятое. Безопасность.

Десятое. Экономика.

Как понимаете, в силу специфики каждого склада, все детали мне не прописать. Здесь свою задачу вижу в описании коренных факторов, что влияют на работу и эффективность. Детали необходимо прорабатывать по месту. Надеюсь, что статья оптимизация и улучшения работы склада, была полезной. Пишите в комментариях ваш опыт.

Всего хорошего и успехов!