Поскольку проведение полной инвентаризации, не дешевое, малоприятное и трудозатратное мероприятие, следовательно, нужно все сделать правильно и вовремя. Ведь точность товарных остатков напрямую влияет на эффективность работы склада, на KPI логистики, на продажи. Чем лучше себе представляем порядок проведения инвентаризации в организации, тем лучше проведем саму инвентаризацию ТМЦ и основных средств.
Этот материал будет полностью посвящен непосредственной процедуре просчета ТМЦ. Что касается подготовки к инвентаризации, этому я посвятил отдельную, небольшую статью. По своему опыту, хорошая подготовка, это залог успеха. Как это лучше сделать, читайте здесь.
Содержание:
- Что нужно для выполнения задач по инвентаризации
- Важные правила инвентаризации
- Роль членов комиссии
- Когда требуется повторный просчет
- Формирование сводной инвентаризационной описи
- Учет результатов инвентаризации
- Инвентаризация ТМЦ с логистическим оператором
Что на 80% определяет успех полной и своевременной инвентаризации
Посчитать, две, пять, десять тысяч товарных позиций дело неблагодарное. Объем предстоящей работы невольно настраивает на мысль, что идеально все не получится. А под конец инвентаризации, усталость на сколько сильна, что пропускаются «второстепенные» товары или ячейки. Лишь бы закончить основное. Как мы понимаем, нет ни удовлетворения от проделанной работы, ни результата.
Как бы банально это не звучало, 80% будет зависеть от подготовки к инвентаризации, остальное будет делом техники.
В подготовку включено не только наличие инвентаря, техники, деления склада на зоны просчета. Невозможно сделать инвентаризацию в завалах без понимания затрат времени на каждый ряд.
Если сделан точный расчет, сколько времени понадобиться одной счетной бригаде на просчет ряда, то с учетом разумного времени «про запас», и других важных факторов, которые я изложил в своей статье «Подготовка к инвентаризации, или что нужно для результата» , у нас будет уверенность и в самом процессе, и в выполнении намеченной цели на все сто.
Для меня это практический опыт.
Итак, в рамках подготовки к просчету ТМЦ, мы разместили товары в пределах свободного доступа, закрыли склад на приемку и отгрузку. Как физически, так и по системе, зафиксировали остатки и заблокировали движение товара.
Прямо перед началом просчета, провели инструктаж по технике безопасности. Можем начинать.
Порядок проведения инвентаризации в организации. Начало просчета
За счетной бригадой, состоящей из двух человек, где самый опытный сотрудник считает, менее опытный — записывает, закрепляется ряд по принципу от стены до стены.
Не по товарному признаку.
Начав ряд, бригада должна его закончить. На подготовленной карте склада, ответственный сотрудник помечает, ряды инвентаризации закрепленные за номерами бригад.
Ответственный сотрудник организации выдает бригадам под подпись пронумерованные, и заверенные независимым лицом бланки просчета, или инвентаризационную опись (ИНВ -3). В журнале учета, отмечает время выдачи, номер бланка и номер бригады. При использовании ТСД (терминала сбора данных), вписывает инвентарный номер ТСД закрепленный за бригадой.
Бланк просчета не должен содержать данные об учетном количестве товара в ячейке. Товар должен действительно считаться, цифры должны вноситься по факту, а не быть подтверждены автоматически. Это важно!
Если инвентаризация проводиться с помощью ТСД, где проведя сканирование штрих-кода коробки, затем штуки, введенные данные сразу попадают в систему, то здесь проще.
В полуавтоматизированной системе, с помощью ТСД сканируется товар, бригадир сверяет данные на ТСД с этикеткой короба и штуки товара, считает фактическое количество. Полученное количество записывается в бланк просчета.
Когда ряд закончен, бригада заверяет своей подписью бланк просчета, сдает его ответственному за учет бланков. Счетная бригада получает новый бланк.
При выявлении брака, счетная бригада также учитывает товар с составлением соответствующего акта по браку с указанием номера рядя и ячейки. По итогам инвентаризации, обнаруженный брак перемещается в зону брака.
Роль членов комиссии во время инвентаризации ТМЦ
Порядок проведения инвентаризации в организации подразумевает участие членов комиссии. Члены комиссии отслеживают следующие действия:
- Во время инвентаризации ТМЦ, товар не должен перемещаться из зоны в зону склада.
- В местах уже проведенного просчета, никто появляться не должен
- Во время просчета не должно быть приемки и отгрузки товара
- Контроль выдачи бланков просчета и ведения журнала выдачи бланков.
Все замечания фиксируются в отдельном журнале. Замечания сразу же доносятся ответственному лицу за проведение инвентаризации. Все замечания противоречащие правилам проведения инвентаризации, должны быть тут же устранены.
Члены комиссии уполномочены проводить выборочную проверку уже просчитанных зон в сопровождении ответственного сотрудника склада.
Отмечу, что при возможности, лучше всего отбирать места просчета по случайному принципу, но по высокооборачиваемым товарам. Ведь вероятность ошибок будет больше именно по таким товарам, чем по товарам без движения.
Повторный пересчет
Если складская система позволяет, следует распечатать отчет о несоответствиях и сверить результат просчета с учетными данными.
Выборочная проверка результатов просчета членами комиссии и повторный пересчет, это не одно и тоже. Необходимость второго пересчета некоторых зон или ячеек склада вызвана несоответствием заявленным, учетным данным по системе склада и фактом. Здесь может быть несколько причин:
- Незадолго до инвентаризации ТМЦ был проведен просчет товара или ячейки, по которой товар был без движения. Сегодня цифры иные.
- Не верно ввели в компьютер данные просчета.
- Правки в бланках просчета.
- Другие объективные причины.
Повторный пересчет может быть инициирован руководителем склада или членами комиссии.
Выборочную проверку результатов просчета должны делать:
- кто-то из членов комиссии
- или та бригада, которая не считала этот товар прежде.
На повторный просчет следует выделить самых ответственных сотрудников, поскольку итоги второго просчета принимаются, как действительные.
Для повторного просчета выдаются бланки с пометкой «повторный просчет». В случае, если данные выборочного или второго пересчета не совпали в первым, но в бланке первого просчета ставится пометка «просчет не корректен». Если данные совпадают, то в первом бланке делается запись «просчет корректен».
На этом инвентаризация ТМЦ на физическом уровне завершена. Дается распоряжение на возобновление товарных движений. Уведомляются все заинтересованные сотрудники организации. Брак выявленный во время просчете перемещается в зону брака.
Самые внимательные и дотошные сотрудники вводят результаты просчета в компьютер. Важно сверить данные с бланков с заведенными цифрами в компьютер и систему склада.
Формирование ИНВ-5 и ИНВ-19
На основании бланков просчета, выборочного просчета и бланков второго просчета формируется инвентаризационная опись ТМЦ ИНВ -5
Ответственные лица сверяют данные в бланках просчета с данными в ИНВ -5. Если есть расхождения — устраняются. Когда ИНВ -5 сформирована без расхождений, ее подписывают председатель и члены комиссии.
ИНВ-5 должна быть сформирована максимально быстро, и не позднее следующего дня после завершения процедуры подсчета. Конечно, здесь многое зависит от объема просчета, уровня автоматизации склада. При небольшом объеме, или автоматизированной системе склада, ИНВ-5 формируется в течение 1-2 часов после завершения просчета ТМЦ. Члены комиссии расходятся по домам после ее подписания.
В течение 5 рабочих дней формируется сличительная ведомость ИНВ-19, где отражен финансовый результат с учетом всех излишков и недостачи. ИНВ-19 подписывается ответственным лицом за проведение инвентаризации, уполномоченными членами комиссии, представителем бухгалтерии, финансовой службы.
ИНВ -5 и ИНВ -19 формируется в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию организации.
Подведение итогов инвентаризации
Подведение итогов инвентаризации следует сделать на 2-х уровнях. На первом уровне — среди сотрудников склада участвовавших в инвентаризации ТМЦ. Важно обсудить результаты. Что было не правильно? Что пошло не так? Что следует учесть в следующей инвентаризации? И даже, по какой причине получилось все на отлично?
Нужно сделать соответствующие записи.
На втором уровне, подведение итогов полной инвентаризации проводится в кругу членов комиссии. Рассматриваются все зафиксированные замечания. Анализируются финансовые итоги инвентаризации ТМЦ.
Как итог, комиссия принимает или не принимает результаты инвентаризации. Ведь может быть так, что по процедуре инвентаризации были критичные замечания, что ставит на нет ее корректность. Может быть и такое, что результаты инвентаризации не будут приняты. Это фиаско!
80% причин такого фиаско, это плохая подготовка к инвентаризации.
Мы описали порядок проведения инвентаризации в организации. Ниже, отельной темой описываю порядок проведения инвентаризации с логистическим оператором.
Инвентаризация ТМЦ с логистическим оператором
В плане подготовки к инвентаризации, также все описал в своей статье «Подготовка к инвентаризации или что нужно для результата».
В каждой счетной бригаде должен быть представитель от лог.оператора и владельца товара. Бланки просчета также подписываются представителями двух сторон. Члены инвентаризационной комиссии и ответственные лица фиксирующие бланки просчета в журнале учета бланков, также состоят из представителей двух сторон.
Делается копия бланков просчета для лог. оператора. Копия подписывается ответственными лицами сторон.
По итогам инвентаризации ТМЦ и внесения данных в свои учетные системы, стороны проводят сверку заведенных данных. Как итог, данные в учетных системах сторон должны быть идентичны.
Стороны подписывают итоговую сверку и ИНВ-5.
В течение 3-5 рабочих дней, владелец ТМЦ формирует сличительную ведомость ИНВ-19 с учетом сверки по МХ-14, обнаруженных излишков недостач и брака. Отправляет лог. оператору для согласования и подписания. В течение 3-х рабочих дней лог. оператор должен, или принять, подписать ИНВ-19, либо выслать аргументированные возражения в виде акта разногласий.
Как итог, ИНВ-19 должен быть согласован, подписан сторонами.
Есть ущерб? Есть недостача? В этом случае, владелец товара, высылает лог.оператору финансовую претензию на возмещение ущерба согласно договора ответственного хранения.
На этом порядок проведения инвентаризации в организации между владельцем товара и лог. оператором завершен. Буду рад, если данная статья стала полезной, вы решили свои вопросы.