Данная статья — инвентаризация основных средств — порядок проведения, является заключительной в цикле тем по подготовке и проведению полной и выборочной инвентаризации товарно-материальных ценностей. И в этой статье мы будем говорить только о порядке проведения инвентаризации основных средств (ОС). Без лишней теории и длинных вступлений, приступим.
Содержание:
- Документация для инвентаризации ОС
- Подготовка к инвентаризации основных средств
- Цели проведения инвентаризации основных средств
- Порядок просчета и проверки ОС
- Роль членов комиссии по время и после инвентаризации ОС
- Подведение итогов инвентаризации
- Методические указания по проведению инвентаризации ОС от Минфина РФ.
С чего начать инвентаризацию основных средств
Итак, все начинается с приказа о проведении инвентаризации основных средств на предприятии. Есть унифицированная форма приказа — ИНВ-22. Приказ должен содержать:
- Дату и время начала и завершения проведения инвентаризации
- Место проведения инвентаризации
- Указание ответственного за инвентаризацию ОС, членов комиссии и председателя
- Степень охвата ОС (основных средств)
- Причина проведения инвентаризации ОС
В состав членов комиссии должны входить сотрудники с бухгалтерии и/или финансового отдела. Также ответственный за основные средства предприятия, представитель руководства, другие сотрудники, которые относительно специфики организации могут или должны быть включены в состав комиссии.
Группа из членов комиссии не должна быть менее трех человек. Но и слишком большой состав тоже не уместен. Обычно это 4-6 человек.
Приказ об инвентаризации регистрируется в журнале приказов.
Необходимо донести приказ о проведении инвентаризации до всех заинтересованных лиц. И лучше это сделать не менее, чем за 2 недели, до начала самой инвентаризации. Это обусловлено тем, что все члены комиссии смогли включить это мероприятие в свой график и было достаточно времени к подготовке инвентаризации их непосредственным участникам.
Ведь цель инвентаризации основных средств, это проверка наличия и состояния основных средств, а не очередной экзамен. Да, бывает исключение, когда инвентаризацию необходимо сделать внезапно. Но, в целом, она должна быть планируемой.
Подготовка к проведению инвентаризации основных средств
Подготовка к инвентаризации ОС или ТМЦ, это наиболее затратная по времени и энергии часть, чем проведение самой инвентаризации. Как мы уже говорили в статье о подготовке к инвентаризации ТМЦ, это небольшой отдельный проект. Как мы отнесемся к подготовке, так и проведем инвентаризацию, при том, что плохая организация проведения инвентаризации, это зря потраченное время.
Какой смысл проводить пересчет не получив точные цифры?
Инвентаризация основных средств проводится:
- при смене руководства
- для составления годовой отчетности
- для выявления случаев кражи, злоупотребления полномочиями ответственного лица
- при сдаче объекта в аренду
- при продаже объекта, помещения
- другое
Степень ответственности очень высока, соответственно подготовка должна быть на уровне.
Итак, подготовка к инвентаризации ОС начинается с инвентарных карточек основных средств. Форма № ОС-6. В каждом предприятии должны быть списки ОС, на каждое основное средство — инвентарная карточка.
Здесь может быть вопрос — как правильно? Считать факт и только потом сверять с данными последней инвентаризации ОС, или предоставить информацию в виде перечня всех ОС с учетом количества по каждой позиции до проведения инвентаризации?
Исходя из практических соображений, в отличие от инвентаризации ТМЦ, проверку следует проводить исходя их известных данных в системе учета.
Повторюсь, тщательная подготовка к инвентаризации ОС, это залог успеха. Подготовка состоит из проверки:
- Наличия основного средства, в том числе количества по каждому ОС
- Наличия технических паспортов
- Перепроверки инвентарных номеров. При необходимости обновить. Бывает, что инвентарный номер попросту стирается.
- Проверка документов перемещения ОС или сдачи в аренду
В зависимости от объемов пересчета ОС, заранее сформировать счетные бригады состоящие из 2-х человек. Один человек сотрудник подразделения, второй — независимый сотрудник от бухгалтерии.
Важное дополнение
Чтобы инвентаризация ОС прошла в отведенных временных рамках и без заминок, следует, на сколько, это возможно, собрать каждый вид ОС в один участок. В зависимости от предмета, это может быть коробка, стеллаж, выделенное место в помещении, огражденный участок и тому подобное. Все по максимуму должно быть в прямой доступности. Искать объекты во время инвентаризации недопустимо.
Все, что в рамках процедур предприятия подлежит списанию, следует по установленным правилам списать и утилизировать еще до начала инвентаризации основных средств.
Однако, будет ошибкой, если это сделать непосредственно перед инвентаризацией.
Акты об утилизации, подписанные ответственным лицом, должны своевременно попасть в бухгалтерию. Бухгалтеру важно сделать соответствующие проводки, что бы перечень ОС был актуальным.
Цель подготовки к инвентаризации ОС состоит в том, что бы еще до ее начала, мы знали состояние дел. И конечно, у нас есть время на выяснение причин расхождений и решений вопросов связанных с этим.
Инвентаризация основных средств — порядок проведения
Итак, непосредственное проведение инвентаризации основных средств будет простым и быстрым, если у нас будет все на своих местах, и мы заранее понимаем причины возможных расхождений или повреждений ОС.
На старте инвентаризации, заранее сформированные бригада или бригада просчета получает от уполномоченного лица или одного из членов комиссии ведомость просчета. Для этого есть унифицированная форма ИНВ — 1.
Ведомость просчета (ИНВ -1) нумеруется и выдается бригадам под подпись. Также бригады имеют на руках учетные данные по каждому ОС.
Во время просчета сотрудники бригады:
- считают количество по каждому ОС
- сверяют инвентарные номера
- технические характеристики ОС
- проверяют наличие технического паспорта
- работоспособность
- внешний вид
Данные по просчету вносятся ведомость просчета или в ИНВ-1. Заполненную ведомость просчета подписывают оба сотрудника счетной бригады и передают уполномоченному члену комиссии, который фиксирует ее в своем журнале учета.
В отдельной описи формируется (если есть) арендованные основные средства.
Роль членов комиссии в проведении инвентаризации ОС
Инвентаризация основных средств — порядок проведения, контролируется членами комиссии. Члены комиссии во время инвентаризации основных средств, выполняют следующие действия:
- Во время инвентаризации, ОС не должны перемещаться от места просчета к другому месту, участку.
- Во время инвентаризации не должно быть отгрузки или приемки ОС.
- Контроль выдачи ведомостей просчета и ведения журнала учета ведомостей.
- Контроль за соблюдением общих правил и процедур инвентаризации.
Все замечания во время инвентаризации фиксируются в отдельном журнале. Замечания оперативно доносятся ответственному лицу за проведение инвентаризации. Все замечания противоречащие правилам проведения инвентаризации, должны быть тут же устранены.
Члены комиссии могут проводить выборочную проверку уже просчитанных ОС.
Подведение итогов инвентаризации основных средств
По итогам инвентаризации, ответственным лицом за проведение инвентаризации, формируется сличительная ведомость по унифицированной форме ИНВ-18. В эту форму заносятся все расхождения и фиксируется финансовый результат.
Сличительную ведомость оформляют, минимум, в 2 экземплярах. Один экземпляр отдают в бухгалтерию. Второй экземпляр остается на объекте инвентаризации, у сотрудника несущего материальную ответственность за ОС.
Оба экземпляра подписываются бухгалтером и лицом несущую материальную ответственность.
Неучтенные ОС ставятся на бухгалтерский учет по текущим рыночным ценам. По не правильно отраженным ОС вносятся корректирующие записи. Степень износа основного средства определяется по его фактическому состоянию. Все изменения оформляются внутренними актами организации.
По итогам проведения инвентаризации ОС, члены комиссии и ответственное лицо за проведение инвентаризации проводят встречу, где разбирают ход проведения инвентаризации, ее итоги.
Как результат, выносится общая оценка, меры взыскания (в случае ущерба) и рекомендации к следующей инвентаризации и эксплуатации основных средств организации.
Составляется протокол встречи.
Резюме по документации:
ИНВ — 22 приказ о проведении инвентаризации.
ИНВ — 1 опись основных средств.
Также ИНВ — 18 сличительная ведомость по ОС, где фиксируются расхождения между итогами инвентаризации и учетными данными бухгалтерии.
Форма ОС — 6 инвентарная карточка ОС.
Если основное средство не исправно, или по нему ведется ремонт, то оно вносится в форму ИНВ -10.
Заключение по теме инвентаризация основных средств — порядок проведения
Для полной картины, считаю уместным привести методические указания по проведению инвентаризации основных средств от Минфина РФ. (утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49)
Вместе с тем, уточню, что с 2013 года унифицированные формы применять необязательно. Организация самостоятельно может разработать внутренние формы с учетом всех необходимых полей и реквизитов.
Мы разобрали тему инвентаризация основных средств — порядок проведения и учет результатов. Надеюсь, статья была полезной. Всего Вам наилучшего и успехов!