Организация склада с нуля, не такая распространенная тема. В интернете материала не так много, поэтому при открытии склада часто допускаются одни и те же ошибки. В этой статье буду исходить из своего личного опыта, тех знаний, которые получил работая в очень известной Федеральной компании, и не только.
Сегодня мы не просто разберем все основные промахи в открытии склада, но и постараюсь, на сколько это возможно, в рамках одной статьи, максимально доступно изложить пошаговые инструкции. В основном, буду ориентироваться на тех читателей, кто столкнулся с задачей организации склада впервые. Это может быть как индивидуальный предприниматель, так и менеджер по логистике.
Содержание:
- Основные ошибки еще до начала работы склада
- Для чего нужны складские бизнес-процессы
- Что такое топология склада, и как ее сформировать
- Роль руководителя склада
- Роль IT специалиста и тестовых задач
- Почему на новый склад нельзя давать полную нагрузку
- Организация адресного хранения с нуля
Ошибки в организации склада
Взять в аренду складское помещение дело не хитрое. На рынке есть выбор. Другой вопрос, постараться заглянуть на пару шагов вперед с учетом развития вашего бизнеса, требований рынка и конкуренции. Ведь часто, через некоторое время работы склада, происходит следующие:
- Площади оказались слишком велики или чрезвычайно малы. Это или лишняя трата денег за аренду, или новые затраты и головная боль при переезде склада.
- Подъездные пути неудобны. Или недостаточно место для парковки, погрузки большегрузного транспорта. Это уже минус в части конкуренции, если склад организован для ответственного хранения под клиентов.
- Пандус склада в плане погрузо — разгрузочных работ оказался мал или неудобен. Это серьезно сказывается на пропускных возможностях склада.
- Теперь нам не хватает количества ворот. Это вообще не редко становится одним из узких мест склада при развитии и нагрузке.
- Оказывается, склад не удовлетворяет требованиям пожарной безопасности.
- Могут возникнуть проблемы с температурным режимом в летнее или зимнее время. «Ни с того, ни сего» потекла крыша склада, что приводит не только к порче товара, но и к простою работы склада. Это отдельная тема. Но встречается очень часто.
- Полы склада не достаточно ровны. Это значительно затрудняет работу техники. Да и работа становится небезопасной. Высотные стеллажи на таком полу не поставить.
- Высота потолков недостаточна для организации оптимального хранения на стеллажах в 5-6 ярусов
- Потоки движения внутри склада пересекаются настолько, что эффективность работы одной единицы снижается.
А также:
- WMS (складскую систему движения и учета товара) устанавливали без перспективы ее доработки. Теперь требуются новые вложения на переустановку системы и ее внедрения.
- Расчет техники как по количеству, так и по ее виду оказался неверным.
- Есть только приблизительное понимание темы зонирования склада. А это важно.
- Неудобство расположение склада для сотрудников. Не редко это становится серьезной проблемой в поиске персонала.
- Другое
Данный список можно продолжать. Мы перечислили наиболее принципиальные пункты. А как же усугубляется проблема, если помещение уже куплено! Поэтому, чрезвычайно важно попытаться заглянуть чуть дальше. И с технической стороны, в части самого здания, быть уверенным, что складское помещение соответствует всем нормам, в том числе, согласно специфике вашего товара и видов складской обработки.
Идем дальше. Дальше интересней.
Организация склада с нуля или с чего начинается Родина четкой работы склада
Я не раз был свидетелем того, что процессы на складе затормаживались или не имели перспективы роста, только потому, что расчет был произведен не верно. А все начинается с бизнес-процессов даже не самого склада, а организации, где склад служит одним из звеньев бизнеса.
Нам следует понимать, что склад это звено повышающее рентабельность бизнеса, а не балласт, с которым приходиться мириться.
Другими словами, если склад приносит убытки или не служит составной частью в оптимизации бизнеса, то нужен ли вообще нам склад? Может будет дешевле отдать на аутсорсинг? Есть множество логистичестих провайдеров, которые выполняют свою работу достаточно профессионально. Все это требует скрупулезного просчета, опять же, с учетом вашего бизнес-плана и перспектив.
Итак, самое начало, это бизнес-процессы всей организации. Затем, на этой основе, формируются бизнес-процессы самого склада.
Склад и логистика служат бизнесу, а не наоборот!
Несомненно, есть реалии, когда бизнес должен учитывать возможности логистики здесь и сейчас. А также нюансы связанные с товаром, его обработкой, условиями поставщиков, хранения, и так далее. Но еще раз. Склад не должен быть стопором, когда бизнес не может развиваться из-за его ограниченных возможностей.
Ключевые вопросы
Исходя из этого, именно сформированные бизнес-процессы всей организации, диктуют условия той или иной модели склада. А именно:
- Какой вид складской обработки будет наиболее эффективным исходя из специфики нашего товара, условий его хранения и комплектации. Что насчет вида обработки, как кросс-докинг или pick-by-line?
- Какой метод будет основным, метод Fifo или, может, Lifo, Fefo
- Количество артикулов (SKU)
- Количество поставщиков с учетом условий их работы
- Сколько у нас точек поставок (магазинов)
- Каким транспортом будут доставлять товар поставщики. Какой транспорт необходим для наших нужд.
- Какая складская электронная система (WMS) наилучшим образом обеспечивает наши бизнес-процессы
- Другое
Итак, шаг номер один по теме, организация склада с нуля, это сформированные и согласованные бизнес-процессы в связке с бизнес-процессами всей организации. Переходим ко второму шагу.
Что такое топология склада, и в чем ее польза
Топология склада, это деление площади склада на зоны, в соответствии с процессами и расчетной нагрузкой по каждому участку склада. Топология склада формируется на основе бизнес-процессов. Никак не наоборот.
Бизнес-процессы склада и топология склада, это фундамент, на основе которых строится все остальное.
Возвращаясь к началу нашей статьи, большинство ошибок совершается именно по причине отсутствия этих двух столпов. На сколько профессионально мы произведем расчеты, настолько бесперебойно и слаженно будет работать склад при его максимальных нагрузках.
Как мы знаем, — где тонко, там и рвется.
Расчеты всех складских зон, максимальной нагрузки на склад по каждой зоне склада, это составная часть топологии склада. Данные расчеты заранее прогнозируют самое слабое место при максимальных нагрузках. В этом случае это не становится неожиданностью.
Совместно с бизнесом заранее принимаются решения, как грамотно распределить нагрузку на склад, и так, чтобы не пострадали все остальные процессы и интересы бизнеса. В пиковые периоды может быть пересмотрен график поставок или вносятся изменения рабочий график сотрудников склада.
Топология просчитывает не только нагрузки по зонам, но и расчетное количество техники, людей по операциям.
Часто самым узким местом становится погрузо-разгрузочная зона или количество ворот склада. Банально трафик автомашин на погрузку и разгрузку таков, что в определенные дни недели, очередь может переваливаться на следующие сутки. Это катастрофа.
Ведь сбой в поставках в магазины это не только потери в продажах. Это неустойки и имиджевые потери.
Что бы не раздувать материал, не будем подробно останавливаться на этой теме, поскольку у меня есть отдельная статья «Что такое топология склада, как спланировать зоны склада». По данной ссылке можно изучить материал более детально.
Важно!
Очень затруднительно перекраивать топологию склада уже при действующих процессах и в существующих рамках. При формировании нового склада, это не только становится проще, но возникает немаловажный эффект!
Когда прорисовываются и просчитываются зоны склада еще на бумаге (в компьютере), то многое не очевидное становится очевидным. Не редко, на этой основе происходит отказ от выбранного помещения задолго до подписания договора.
Пишу это как человек, который вопросом топологии и подбора склада занимался целенаправленно.
Организация склада с нуля, третий шаг
Теперь мы переходим к следующему, третьему шагу. На этом этапе нам понадобиться исполнитель. Я говорю о профессиональном руководителе склада. На самом деле, руководитель склада должен быть вовлечен в процесс еще с самого начала, на этапе формирования бизнес-процессов и топологии склада.
Этим мы получаем большую пользу:
- Кандидат еще на начальных этапах должен подтвердить свою компетентность.
- Будущий руководитель также должен чувствовать причастность к проекту, стать его соучастником и нести ответственность за свои решения.
- Всегда уместно использовать знания и опыт другого человека.
Ведь спускать сверху вниз уже готовые решения далеко не всегда лучший вариант. Когда говорим о профессионале, мы подразумеваем, что человек компетентен не только в руководстве людьми, но и в построении моделей логистики под постоянно меняющиеся условия рынка.
Если вы сами претендуете на такую роль и вам немного не хватает знаний — данная статья, организация склада с нуля, послужит подходящим подспорьем. Если же вы владелец бизнеса или процесса, то получаете хороший ориентир для поиска кандидата на эту должность.
Еще о профи
Отдельным пунктом обязан упомянуть специалиста в IT сфере. Если планируете покупать даже самую простую программу обслуживающую складской учет, будь-то на базе 1C или другое, то на этом не стоит экономить. Точнее нельзя экономить вообще.
По моему опыту и наблюдениям, львиная доля простоев склада сводится к некорректной работе складской системы или к ее сбоям.
Более того, если мы говорим об открытии склада с нуля, специалист в настройке складской системы обязан бок о бок работать с руководителем склада еще на самом начальном этапе — на этапе построения бизнес-процессов. «С бумаги» бизнес-процессы закладываются в систему управления складом (WMS склада). А нюансы складской программы корректируют идиллию изложенную на бумаге.
Бизнес-процессы склада и алгоритм работы WMS склада, по сути, это одно и тоже.
Это основа основ. В компетентности IT-специалиста не должно быть никаких сомнений. Как будет построена и отлажена логика работы складской системы, так будет работать склад. Простота и логичность обеспечивающие ваши процессы, надежность WMS и своевременность реагирования на сбои или изменения, — ваше спокойствие сегодня и уверенность в завтрашнем дне.
Организация склада с нуля, следующие шаги
Итак, у нас есть модель работы склада, сам склад, оборудование и техника. Будет большой ошибкой запускать все процессы сразу. В первую очередь следует их многократно протестировать «от и до» в тестовой системе склада.
Абсолютно все операции!
Многие из нас сталкивались с тем, что «этого не делали, потому, что и так было понятно, что все сработает». А не сработало. Необходим чек-лист по всем операциям. Ответственные сотрудники обязаны протестировать и нестандартные случаи, из темы, «что, если».
И это не все.
Руководитель склада должен лично принять участие в тестировании системы на всех уровнях, от простого оператора до отчетов руководителя. Этим сам проверит корректную роботу на всех участках, так и будет четко представлять работу всех его подчиненных. Последнее особенно важно, ведь рядовые сотрудники любят преувеличивать время на каждую операцию или сложность выполняемой им работы. Более того, в критической ситуации сам руководитель сможет помочь своему подчиненному.
И еще.
Руководитель склада не только на системном уровне, но и на физическом, сам должен выполнить все операции. Тогда тест по-настоящему полон.
Важное дополнение
Как мы говорили, большой ошибкой будет запускать все процессы сразу после официального открытия склада. На этом «заваливаются» почти все, кто бьет себя в грудь заявляя, что у нас все готово и еще не такое видали. Организация склада с нуля требует особой подготовки.
Запускается процесс за процессом. Например, сначала отрабатывается до автоматизма один вид обработки товара, только затем второй. Сначала обрабатываются малые объемы, затем переходим к большим. Это даже не перестраховка. Это реальность открытия склада с нуля, когда на бумаге и на малых объемах все хорошо. Когда же объем вырастает, проявляется иная картина.
Вместе с тем, новый персонал еще объективно не адаптирован под большие объемы и задачи. Нужно немного времени, что бы сотрудник за тот же период, выполнял больше операций без потери качества.
Как на складе организовать адресное хранение с нуля
Адресное хранение, это способ размещения товара, где в системе учета склада, каждому товару присвоено место (адрес) хранения.
Есть динамический и статический способ хранения товара
Динамическое хранение в адресной системе склада, это способ, когда за товаром не закрепляется конкретное место или ячейка хранения. WMS склада автоматически подбирает адрес хранения и дает задание на размещение товара в соответствии с заложенным алгоритмом.
Статическое хранение это способ, когда за товаром закрепляется определенное место (адрес хранения) и область хранения.
В зависимости от бюджета и задач, можно использовать адресное хранение, как без штрих-кодов, так и с ними.
Возьмем пример без использования штрих-кодов. Первой цифрой в кодировке мест хранения, будет Латинская буква “В“. Затем номер вертикальной секции ряда. А завершающие цифры, номер полки и ячейки. Таким образом, код места адресного хранения, — В2341.
Теперь пример с использованием штрих-кода. В этом варианте, нам потребуется развитая WMS система склада, оборудование как ТСД, принтера, система обмена данными, точки Wi-Fi и так далее.
А по сути все то же самое.
Первая буква может обозначать не только блок, но и ряд. Затем номер стеллажа, номер вертикальной секции стеллажа (яруса) и номер самого места хранения. К этому номеру в системе привязан штрих-код места хранения. Это может выглядеть вот так:
В рамках этой статьи, не буду занимать ваше время. Если интересен вопрос организации стеллажного хранения, у меня есть отдельная статья «Как организовать адресное хранения на складе с нуля.
Ну, а дальше, имея на вооружении основы и знание типичных ошибок, остается с помощью команды профессионалов оттачивать работу склада до совершенства. Надеюсь, статья организация склада с нуля была полезной. Пишите в комментариях, обращайтесь.
Всего вам хорошего и удачи!