Когда становится очевидно, что на складе есть какие-то проблемы, — в той или иной мере уже поздно. Это значит, что мы видим ее финальное проявление. Как болезнь. Источник болезни где-то глубоко. Чем раньше мы сможем выявить недуг в работе складе, тем дешевле нам обойдется решение проблем. Аудит склада: как, что, когда, — тема сегодняшней статьи.
Грамотно проведенный логистический аудит склада, дает эффект, который перекроет все затраты.
Содержание:
- Результат аудита склада
- Базовый аудит склада
- Расширенный аудит склада
- Что входит в финансовую составляющую аудита склада
- Должен ли аудит склада брать ответственность за результат
- Ссылки на полезные ресурсы
Что получаем в результате аудита склада
Аудит склада, это экспертное, независимое и детальное исследование состояния всех аспектов склада, в том числе, как звена в цепочке бизнеса.
И сразу же к сути. Что мы получим в результате аудита склада?
- Причины провалов и сбоев
- Независимую оценку складских процессов
- Комплексные меры по восстановлению работы склада
- На перспективу, модели повышающие эффективность работы склада
По третьему и четвертому пунктам многое будет зависеть от специфики бизнеса, места, задач и так далее. Поэтому, аудитору важно достаточно глубоко вникнуть не только во внутренние складские процессы, но и понять бизнес-процессы организации в связке с ее подразделением, — складом.
Ведь сам по себе склад можно сделать идеальными. Однако, эффективной работы все равно не будет в отрыве от всей организации, нужд бизнеса.
Не редко встречается картина, когда помещение взятое в аренду под склад, (производство) вообще не соответствует требуемым складским процессам строящимися из нужд бизнеса. И дело даже не в квадратных метрах. Здесь площадь может рассчитана верно. Нормальное движение складских потоков затруднено просто из-за не подходящей структуры помещения.
Но обо всем по-порядку.
Базовый аудит склада: как, что, когда
Начнем с анализа базового. Затем перейдем к расширенному аудиторскому анализу склада. Есть ключевые параметры аудита, на которые следует обратить внимание в первую очередь.
Топология склада
Топология склада, это деление площади склада на зоны, в соответствие с процессами, видами обработки товара, и расчетной нагрузкой по каждому участку склада.
Есть ли у нас вообще разработанная топология склада? Если да, склад работает в соответствие с ней? Именно топология склада та основа, на которой строятся все складские процессы. И что не менее важно, расчет топологии склада заранее прогнозирует самые узкие места. Те зоны, где при максимальной нагрузке, сбой проявится в первую очередь.
Не редко это ворота склада, а точнее их количество, или зона приемки/отгрузки. Тема топологии склада подробно разбирается в другой моей статье «Топология склада, как спланировать зоны склада».
Бизнес-процессы склада
В аудит входит изучение бизнес-процессов склада, сравнение с текущими процессами. Здесь выявляется не только отклонение от прописанных процессов склада, но и их актуальность. Ведь бизнес-процессы могут быть сформированы еще на заре открытия склада. Время и обстоятельства внесли свои коррективы. Рутина откладывает многое на потом, да и зачастую люди думают, что работа в режиме «тушения пожара» это и есть та самая, настоящая работа.
Один из моих прежних руководителей, как-то заехал ко мне на производство, и первым его вопросом было — а почему все так тихо и спокойно? Почему никто не бегает и не суетится? При этом, с последнего его посещения, когда мне доверили роль кризис-менеджера, эффективность на один квадратный метр площадей возрасла в 2,5 раза.
Кризис и суета, это бич русского бизнеса. Максимальный эффект достигается налаженной работой, когда все знают, что делать на каждом этапе процесса. Все это достигается сформированными и согласованными бизнес-процессами организации, склада.
Логистический аудит. Далее
Производительность склада
Здесь мы анализируем заданные нормативы по каждой операции и сотруднику с текущими данными. Ведь у комплектовщика свои нормативы в час, а у кладовщика — свои. Очень хорошо, если у нас есть данные прошлого, лучшего периода. Но не зависимо от этого, выясняются объективные и субъективные причины низкой производительности на каждом участке.
WMS склада
В аудит склада обязательно входит и изучение складской учетной системы в связке с бизнес-процессами и моделями по видам обработки товара. Здесь требуется изучить:
- На сколько WMS соответствует заданным процессам на складе
- Есть ли соответствующая поддержка и оперативное реагирование IT-специалистов
- Как WMS справляется с пиковыми нагрузками
- На сколько пользователи WMS склада хорошо знают эту программу
- Есть ли возможности оптимизации и доработки данной WMS
- Есть ли процессы, которые не учитывает WMS склада, что подразумевает ручной труд
По моему опыту, от WMS склада зависит очень и очень многое в части точности учета, оперативности и эффективности сотрудников и склада в целом.
Компетентность руководства и мотивация персонала склада
Я согласен с изречением, что кадры решают все. По крайней мере, это ключевая составляющая в успешной работе склада. Компетентный и заинтересованный руководитель склада и разработанная система мотивации сотрудников (KPI), это основа.
На этом нельзя экономить.
Разработанная топология, бизнес-процессы, успешно внедренная WMS, не будут работать, если всем этим не уметь пользоваться.
Как понимаем, рынок не стоит на месте. Кто-то должен своевременно вносить рациональные предложения и изменения. Это делают только заинтересованные сотрудники. И одна лишь высокая оплата труда не решает проблему. В части сотрудников также важен комплексный подход. Этому у меня на сайте посвящена целая рубрика: «Менеджмент и KPI».
Важно!
Чистота и порядок
В этот показатель входит:
- Дисциплина сотрудников в части распорядка дня
- Чистота не только складских помещений, но и раздевалок, душевых, операторских
- Состояние техники слада, правила и культура пользования техникой
- Аккуратность приемки, размещения, хранения, комплектации, отгрузки товара
- Соблюдение общих норм и требований безопасности на складе, в том числе посетителей склада
Изначально, менеджмент берет начало с военного дела. Дисциплина и порядок в военном деле — основа основ. Не будет этого, битва или война будет проиграна еще до ее начала. То же касается бизнеса, производства, склада.
Если на складе присутствуют неофициальные «нычки» для отдыха сотрудников, диван в зоне погрузки/отгрузки товара, — значит уже порядка и дисциплины на складе нет со всеми вытекающими.
Расширенный аудит склада: как, что, когда
Несомненно, базовый или расширенный аудит склада, это весьма условные понятия. Тем не менее, для лучшего восприятия и удобства, я разделил тему на два блока.
Что еще входит в аудит склада?
АВС анализ
АВС анализ, это ранжирование товара по категориям, где А имеет высокий приоритет (оборачиваемость), В — средний и С — низкий. Из этого строится политика управления ассортиментом, запасами. По сути, АВС анализ уже входит в разработку топологии склада. Однако, я сознательно вывел это за рамки, поскольку мы еще говорим о поставщиках и клиентах.
Поставщики и клиенты также могут быть ранжированы по АВС анализу. Это существенно помогает построить входящие и исходящие потоки.
Аудит документооборота
Не раз видел картину, когда из-за неудовлетворительной работы с документами, терялась информация, что приводит к разногласиям факта с учетными данными. А также и к денежным, репутационным потерям.
Документооборот должен быть четко встроен в бизнес-процесс склада
KPI по документообороту должен быть включен сотрудникам непосредственно работающим с ним.
Анализ опросных листов сотрудников склада
Здесь составляется ряд вопросов ко всем сотрудникам склада. От предложений до критических замечаний. На этой основе выявляется тенденции, которые могут быть учтены в программе изменений работы склада.
Анализ по неликвидам
В аудит склада: как, что, когда, входит все, что связано с возвратами, браком, боем, списанием. Все это требует отдельного внимания и также должно быть вписано в бизнес-процессы склада. За все должны нести ответственность конкретные люди. Неликвиды, это также товар очень давно хранящийся на складе, потерявший товарный вид или актуальность.
Неликвиды — прямые убытки. Вдобавок ко всему, все это занимает место на складе.
Также
Анализ заявок
Важный пункт, где выясняется, каким образом склад принимает и обрабатывает входящую информацию от внутренних сотрудников организации, поставщиков и клиентов. Сколько споров и недоразумений возникает именно на этом этапе работы склада!
Анализ технического состояния склада
Сюда входит:
- Заключение по оборудованию склада
- Заключение по состоянию техники склада
- Общее заключение по состоянию помещения (пола, стен, крыши)
- Заключение по освещению складских площадей
- Заключение по пожарной безопасности и охране труда
- По прилегающей территории, подъездных зон
По этому пункту уже нужен отдельный специалист или группа специалистов.
Финансовая составляющая аудита склада
Анализ по стоимости складских услуг
Если ваш склад предоставляет услуги ответственного хранения, или любые другие услуги сторонним клиентам, то важен аудит в части маркетинговой составляющей. Анализ рынка и ваших конкурентов. Стоимость услуг у нас может быть даже чуть ниже конкурентов. А что насчет сервиса?
Как мы понимаем, современный бизнес считает не только прямые расходы, но и риски. В данном случае, риски несвоевременной или некачественной комплектации куда выше, чем скидка в 5% относительно конкурентов.
Анализ бюджета и закупок склада
Здесь проводится анализ финансовых затрат склада. На сколько оправданы и оптимальны затраты по статьям? Кто и как их контролирует? На основе чего делаются закупки для нужд склада? И так далее.
Штат склада и фотография рабочего дня
Зарплатная статья в бюджете организации всегда одна из самых больших. Мы понимаем, что штат сотрудников должен быть оптимальным, однако, не все могут обосновать ту или иную штатную единицу. Фотография рабочего дня каждого сотрудника при разных уровнях нагрузки на склад, хороший инструмент для оптимизации работы склада.
Не всегда требуется сокращать штат. Возможны варианты, когда мы грамотно распределяем сотрудников по часам в сутках или дням недели.
Финансовый результат (ИНВ-19)
Анализ не будет полным, если не провести полную инвентаризацию склада, где итоговые данные будут включены в финансовую ведомость итогов инвентаризации — ИНВ-19
Аудит склада: как, что, когда. Заключение
Как упоминали в самом начале, логистический аудит проведенный грамотно дает положительный эффект — перекрывает все затраты. Ведь аудит склада, это не просто констатация факта проблем, но и решения основанные на аналитике и расчетах.
Более того, грамотный аудит подразумевает ответственность за результат.
Склад, в структуре или цепочке бизнеса должен приносить прибыль. Иначе зачем нам склад? Или, тогда может быть дешевле отдать на аутсорсинг? Тоже вариант. Правда и здесь не плохо владеть инструментами хотя бы простого аудита склада логистического провайдера. На этом сайте найдете мою отдельную статью по плюсам и минусам работы с логистическим (3 PL) оператором.
Мы разобрали основные составляющие аудита склада. Надеюсь, статья — аудит склада: как, что, когда, была полезной. Всего Вам хорошего и удачи!
будем знать!