Работая в очень известной, крупной Федеральной компании в логистике, мы постоянно сталкивались с проблемой больших разногласий в комплектации заказов на складе. Склад был завален актами разногласий от торговых комплексов и клиентов. Был сформирован целый отдел по работе с актами разногласий. Комплектация заказов на складе без ошибок, нам казалась недостижимой целью.
Когда к нам приехали менеджеры с Европы, и указали нашу цель и KPI склада в части точности комплектации заказов, мы были обескуражены. Однако, глаза боятся — руки делают. В итоге, через 6 месяцев, мы достигли нужного результата на одном складе. В течение года, полутора — на других складах. Как это возможно? Обо всем по порядку.
Содержание:
- Каков должен быть процент точности комплектации заказов?
- Каковы выгоды точной комплектации для всей компании?
- С чего начать роботу по безошибочной комплектации?
- Неочевидные ошибки, приводящие к не точной комплектации
- Какой процент собранных заказов подлежит проверке
Каков стандарт точности комплектации?
Итак, нашей целью стало достижение точности комплектации заказов на складе без ошибок — 99,98%, при Европейском стандарте — 99,96%. Это средний показатель за месяц по итогам всех отгруженных заказов. 99,98% означает, что на каждые 10 000 коробов отгрузки, возможные ошибки укладывались только в 20 коробов.
Получается, что при загрузке фуры, в среднем 30 паллет, отгружается около 1000 коробов. Следовательно, разногласия составляют всего 2 коробки на одну фуру.
Что такое 2 коробки на одну фуру с точки зрения затрат на кладовщика в магазинах и сотрудника по актам разногласий, при средней стоимости одного короба в 700- 1000 рублей? Если все хорошо посчитать, получается, что при стабильной работе склада в плане 99,98% точности комплектации, поставки с такого склада могут и не должны подлежать пересчету.
То есть магазин принимает с такого склада товар по принципу беспересчетной приемки. Даже на оставшиеся 0,02% акт разногласий не составляется. Ведь это мизер в общей массе товаропотока.
Конечно, для такой работы склад должен заслужить репутацию, некий сертификат беспересчетной приемки. Однако все в этом заинтересованы. У склада свой KPI.
Сотрудники склада не отвлекаются на разбор актов разногласий. В магазинах, паллеты с товаром сразу перемещаются в места временного хранения или в торговый зал. Грузовая зона не забита товаром, с целью пересчета.
Как складу, претендующему на такой сертификат, нам было дано время 6 месяцев, при которых сумма актов разногласий в течение всех 6 месяцев не превышала 0,02% от количества поставок в коробах. Все это время, товар с нашего склада, внимательно проверялся в магазинах от 20% до 100%.
Если бы мы, хотя бы один месяц из 6-и, вышли за эти рамки, то период в 6 месяцев начался бы заново. Мы смогли выйти на требуемый стандарт работы с первого раза.
Важная деталь
Отдельно скажу, что в 20 коробов на 10000, входит пересортица. Например, если отгрузили 1 короб сахара вместо одного короба соли, то разногласия не в один короб, а в два. Ведь магазин получил излишек в 1 короб, и недостачу в 1 короб.
Что касается работы с дорогими товарами, когда в 20-и коробах из 10 000 могут быть не мука, а телевизор, то по таким товарам уполномоченное лицо магазина может составить акт разногласий. Такой акт сопровождается всевозможными доказательствами, как фото и видео отчеты. Склад проводит свое внутреннее расследование. А также ведется работа с поставщиком, если такая недостача, проявляется, как тенденция по конкретному поставщику.
Вы скажете, разве можно считать безошибочной комплектацией, ошибку в 0,02%? Отчасти Вы будете правы. Но, во-первых, мы не всегда застрахованы от ошибки завода изготовителя. Бывает ошибки тянутся оттуда. Во-вторых, мы стремимся к 100%. А 99,98% это нижняя, приемлемая граница с учетом человеческого фактора.
Комплектация заказов на складе без ошибок. Первая часть. Основы.
Здесь важно отметить, что, в основном мы будем говорить о комплектации заказов со стеллажного хранения. Поскольку кросс-докинг подразумевает » что получил, то и отправил» без вскрытия паллета и комплектации, то акт разногласий с магазина транслируется поставщику, а не складу. (если это не брак по вине склада)
Что касается более сложного метода обработки, как pick-by-line, здесь тот же принцип. Об этом чуть позже.
Итак, что нужно сделать для безошибочной комплектации товаров на складе? Сначала два столпа, основы, потом перейдем к конкретным методам.
Самое первое, это KPI, мотивация сотрудников. От начальника склада до комплектовщика. Если выпадает хотя бы одно звено, система мотивации не сработает. Мы не будем подробно останавливаться здесь. Об этом есть моя отдельная статья «Что такое KPI в логистике и как его считать».
Когда каждый понимает, за что он недополучит, или получит при эффективной работе, психологически отношение к работе и результату — иное. Из этого, контроль за выполнением работ несет уже другой характер.
Считаю, что без KPI, стабильно держать планку в 99,98% мало реально.
Второе — тщательный подбор и обучение сотрудников склада. Мой личный опыт, что действительно кадры решают, если не все, то почти все. Понимаю, действительность такова, что чрезвычайно трудно найти ответственных сотрудников на постоянную работу.
При этому уверен, что многое зависит от политики компании, и руководителя склада. При прочих равных, люди остаются и долго работают там, где уважают своего руководителя, где руководители справедливы и сами отдаются работе на все сто.
Комплектация товаров на складе без ошибок. Методы
Как театр начинается с вешалки, склад начинается с приемки. Как мы понимаем, от точной приемки зависят следующие шаги. Важен опыт и ответственность кладовщиков и небольшая организация приемки. Чего-то неординарного нет.
Размещение товара. Вот здесь уже интересно. Если товар требует ранжирования по АВС анализу, тогда это подразумевает хорошую складскую автоматизированную систему. WMS склада сама предлагает разместить товар в подходящую для этого ячейку.
Если же склад не имеет адресного хранения, тогда сотрудник склада размещает товар на свободное место. Это всегда усложняет поиск товара при комплектации заказов. Порой нужно больше времени, что бы найти товар. А также велик риск взять схожий товар, что приводит к ошибкам комплектации.
Итак, первая причина ошибок комплектации — не корректная приемка. Вторая — нет системы или логики, где должен храниться товар после его приемки.
Даже если у вас нет автоматизированной складкой системы, обязательно нужно найти способ размещения товара, если не по АВС анализу, так по товарным группам. Или иной логике, и в пределах доступа. И на данном этапе, это не все.
Если вы задались задачей собирать заказы стабильно без ошибок, тогда следует в обязанности кого-то из сотрудников вменить проверку соответствия товара занимаемому месту согласно учетной системе.
В зависимости от объема склада, периодичности подбора товара по заказам, перед задачей на комплектацию, сотрудник должен проходить товарные ряды и делать соответствующую проверку. Несоответствия тут же исправлять.
Тогда достигаются сразу же три цели:
- Значительно снижаются риски пересортицы
- Комплектовщик не тратит свое время на поиск нужного товара.
- Повышается уровень сборки всего заказа (SL — service level склада)
На моем опыте, как только склад начал выполнять такую работу всего 2 раза в неделю, было сокращено более половины всех ошибок комплектации. При стеллажном хранении, места подбора (пиккинга) должны проверяться столько, сколько раз в неделю идет подбор товара. Это можно совместить с частичной инвентаризацией.
Также следует отделить зоны комплектации товара по коробам и штукам.
Комплектация заказов на складе без ошибок. Вторая часть
Мы затронули тему частичной или периодической инвентаризации. Это важная составляющая корректной сборки заказов. Ведь соответствие остатков по заказам напрямую влияет на удовлетворение клиента или покупателя. Очень неприятен момент, когда менеджер по продажам подтвердил наличие товара, а по факту его не оказалось, или по пересортице отправили не тот товар.
Частичная инвентаризация должна стать привычной, ежедневной работой склада.
Не менее, чем раз в 3-4 недели проверяются все товары группы «А». Раз в два месяца — товары группы «В». И не менее, чем раз в 4 месяца — группы «С». ( если товар группы «С» имеют не бОльшую оборачиваемость, чем 4 месяца). Товар не классифицируется по АВС? Тогда по географическому принципу — от ряда а к ряду.
Тогда и полная, годовая инвентаризация для нас не станет кошмаром.
Все будет предсказуемо «от и до».
В рамках частичной инвентаризации проверяется соответствие товара занимаемым местам на верхних ярусах стеллажного хранения. Ведь рано или поздно, товар с верхних ярусов, будет перемещен в зону подбора.
Комплектация заказов на складе без ошибок требует еще одной меры.
По факту сборки заказов к отгрузке, должно проверяться не менее 20% от собранных заказов. Эта цифра считается минимально достаточной для выявления ошибки. Для отгрузки 100 собранных паллет — проверяем не менее 20 паллет.
В эту долю должны входить не меньше 70% сложных или миксованных паллет. Иначе, если мы будем проверять только моно-паллеты, или легкие для проверки заказы, мы будем обманывать сами себя. У нас же иная задача.
Также, если это возможно на уровне складской системы, еще на уровне комплектации, можно блокировать товары к комплектации, которые не входят в пул заказов. Система просто не даст такой товар подтвердить на ТСД ( терминале сборе данных).
Во время отгрузки такой запрет ставить уже морально сложнее, поскольку товар уже собран, документы напечатаны, машина в процессе загрузки. Только потеря времени и нервов для всего склада.
Другие причины ошибок
Точность сборки и отгрузки заказов также будет зависеть от:
- Не корректных задач на комплектацию. Например, ошибки в складской системе. Если используется бумажный наряд на комплектацию, банально, не качественная печать принтера при схожести кодов и наименований товара.
- Отгрузка целого паллета в другую машину. При автоматизированной системе склада должна быть блокировка отгрузки заказа другому получателю. Разграничительные линии у ворот отгрузки.
- Ошибка штрих-кода в этикетке короба, паллета.
- Не корректная передача частично выполненного заказа от одного комплектовщика — другому. Нужно максимально избегать передачи недособранного заказа.
- Не до конца обученный персонал. Не укомплектованный штат.
- Систематическая сверх нагрузка на одних и тех же людей.
Люди из-за усталости не в состоянии качественно работать долго. Даже лучшие сотрудники, постоянно вызываемые на дополнительные смены, могут дать сбой.
Все эти, и другие ошибки, нужно иметь ввиду.
Важен анализ всех ошибок, затем выявить долю каждой в общей массе ошибок. Начинать нужно с самых массовых и устранять их по нисходящей.
Что можно исправить сразу — исправляем сразу.
Заключение
Проблема с персоналом есть везде. Это данность. По моему мнению, прежде всего, следует начать с руководителя отдела логистики, руководителя склада. От их компетенции и решимости будет зависеть 80% успеха. На этом нельзя экономить. Будет эффективная работа, придет все остальное. Технологии важны, но первичный фактор — кадры.
Комплектация заказов на складе без ошибок, или в рамках 99,98% реальна и достижима. Как понимаете, здесь требуется комплексный подход и твердая воля. Шаг за шагом обязательно все начнет получаться. Буду рад, если данная статья была Вам полезна. Всего Вам хорошего!