Организация обратной продажи товара поставщику через склад. Описание процесса

Бизнес-процесс обратной продажи поставщику через склад, пожалуй, самый трудоемкий из всех процессов, с которыми мне приходилось сталкиваться. Обратная продажа товара поставщику сопровождается еще и дополнительным документооборотом.

Одно дело получить от поставщика товар хорошего качества и переместить его в магазины. Другое — товар побывавший на полках магазина, в целости и сохранности, вернуть на склад, принять и отсортировать по поставщику, отбраковать и затем организовать процесс возврата поставщику с учетом других, текущих процессов склада. Задача сложная, но выполнимая. Сегодня мы разберем этот процесс «от и до». Речь пойдет о непродовольственных товарах.

Содержание:

• Залог успеха — тщательная подготовка всех сторон
• Требования к комплектации возвратов
• К чему нужно быть готовым складу
• Что важно понимать поставщику
• Документооборот по товарам обратной реализации
• Работа с браком и актами разногласий

Обратная продажа товара поставщику. Подготовка к процессу

Цель возврата товара поставщику ясна. Ритейлер хочет избавиться от не проданных товарных излишков или сезонных товаров. Непосредственно поставщику с каждого магазина вернуть нереально. Если поставщик может быть централизован через распределительный центр, тогда все проще.

Конечно, выгоду получает ритейлер. Поставщику приходиться брать на себя дополнительные затраты на просчет, вывоз и хранение своих не распроданных товаров.

Итак, коммерческая служба готовит списки товаров к возврату поставщику. По согласованным спискам, магазины начинают комплектацию товара.

Для склада важен объем возвращаемого товара в паллетах и кубических метрах, поскольку складу нужно подготовить площади для объема со всех магазинов.

На перовом этапе, ведется работа по выяснению предварительного объему. На втором этапе, по факту скомплектованного товара, уточняется окончательный объем к перевозке и обработке на складе.

Подготовка к возврату требует большого внимания. Как, минимум, потребуется:

• Согласование окончательных списков возвращаемого товара с разбивкой по поставщикам и объему.
• Согласование процесса с транспортным отделом, составление графика забора товара с магазинов и графика поставок возврата на наш склад.
• Настройка товарной матрицы магазин — склад и склад — поставщик. Могут быть товары, которые не были централизованы через распределительный центр (РЦ).
• Подготовка мест размещения на складе с магазинов, мест для просчета товара, площадей для скомплектованного товара по поставщику готового к отгрузке.
• Обучение сотрудников склада новому процессу, в том числе операторов склада по работе с документами.
• Составление и согласование четкого регламента склада по процессу.
• Согласование с каждым поставщиком даты и времени просчета на складе. Подготовка пропусков, инвентаря, как: жилеты, каски для представителей поставщика. Учесть дополнительные расходы на стрейч-пленку и скотч для товаров поставщика.
• Настройка товара в системе склада, не только, как единица измерения «короб», но и «штука». Также проверить и настроить цены товара для документов обратной продажи.
• Другие действия в соответствии со спецификой товара и склада.

Требования к комплектации возвратов в магазинах

Несомненно, детали требований к комплектации товаров возврата в магазинах могут различаться в зависимости от характера товара и других параметров. Мы исходим из непродовольственных или сезонных товаров, как; одежда, обувь, игрушки, канцелярия, товары школьного базара, Новогодние товары и так далее.

Для оперативной и точной работы склада, от приемки до выдачи поставщику, важно, что бы товар был правильно скомплектован, уложен на паллеты. Магазины должны строго выполнять эти требования.

Именно требования, а не рекомендации.

Иначе, процесс возврата выйдет за общий график, что влечет за собой задержки и не точности в приемке. А также выльется в бесконечную вереницу поставщиков вне графика, большие разногласия, «ничейным» остаткам после завершения процесса возврата. Все это ляжет на плечи склада.

Чрезвычайно важно соблюсти следующие требования:

• Товар в магазинах собирается, как по номенклатуре, так и по количеству ровно тот, который был согласован между коммерческой службой и поставщиком. Ведь «лишний» товар останется на складе.
• В идеале один паллет — один поставщик с надежно прикрепленной этикеткой паллета, где указан магазин-отправитель, товарный список, количество по каждому товару, требуемые данные по поставщику. Лучше сформировать отдельный код, в который будет «зашита» вся информация по содержимому паллета, коробки.
• Не зависимо от того, возможно ли сделать один паллет — один поставщик, каждая коробка также должна сопровождаться подобной этикеткой. Ведь этот паллет будет разбираться поставщиком. Одежда к одежде, обувь к обуви и так далее. В одной коробке не должны быть разные виды товаров.
• Короба и штуки должны иметь штрих-код товара.
• К возврату должны собираться только те товары, которые не потеряли товарный вид.
• Паллеты комплектуются по известным стандартам. То есть короба не должны выходить за края поддона, и с высотой паллета не более 1800 мм.

Приемка и размещение товаров на складе для обратной реализации

Складу важно товары обратной реализации разместить по поставщикам. По сути, для склада, это будет обратный pick-by-line. На склад приходит паллеты в миксованном виде, где всего понемногу, и все требуется сформировать по поставщику. Полагаю, на участке приемки это делать не верно. Лучше выделить отдельную зону, в том числе, что бы избежать рисков мешанины товаров возврата с другими товарами склада.

Потоки следует максимально разделить.

Для оптимизации процесса, что бы не считать два раза, (один раз при приемке, второй раз с поставщиком) товар с магазинов принимается по грузовым местам и по количеству коробов. Без штучного просчета.

Паллеты свозятся в отдельную зону. Сотрудник склада сканирует этикетку короба, раскладывает короба на подготовленные поддоны по поставщикам. Как паллет по поставщику наполнен, сотрудник склада крепит к нему этикету с соответствующей информацией, перемещает в выделенную зону хранения возвратов. Это могут быть стеллажи на верхних ярусах.

Поскольку склад заранее получил информацию, каков объем по каждому поставщику в паллетах и кубометрах, соответственно будет подготовлено нужное количество ячеек для каждого поставщика с учетом небольшого запаса.

Будет правильным размещать в ячейках стеллажа паллеты поставщиков по рядам, компактно, с учетом верхних ярусов, а не хаотично, куда придется. Ряды обозначить этикеткой с наименованием поставщика и количеством мест по поставщику. Места подбора, пиккинга оставить пустыми. Туда будут спускаться паллеты для просчета представителей поставщика.

Конечно, могут быть и другие схемы размещения товара относительно склада и его возможностей.

Обратная продажа товара поставщику. Работа на складе с поставщиком

Согласно утвержденному графику с поставщиком, представители поставщика начинают просчет и подготовку товара к возврату. Опять же, в идеале, должен быть выделен сотрудник склада, который будет проверять добросовестность просчета представителя поставщика, то есть считал вместе с представителем поставщика. По итогам просчета, представители сторон подписывают ведомость просчета.

Возможен и иной вариант, когда представитель поставщика считает самостоятельно, но при разногласиях вызывает уполномоченного сотрудника склада. Также, в этом варианте, всегда вызывается сотрудник склада, прежде чем представитель поставщика запечатает короб с просчитанным количеством по каждому товару.

Это нужно для того, что бы представитель поставщика не мог заявить недостачу, спрятав ее в другой короб.

Представители сторон подтверждают корректность просчета, подписывается ведомость просчета. Представитель поставщика, заклеивает товар своим фирменным скотчем (если таковой есть). Сотрудник склада ставит штамп склада на короб сверху скотча. Могут быть и другие меры предосторожности.

По итогам просчета всех товаров поставщика, на паллет крепится соответствующая этикетка. Паллеты готовы к отгрузке. В случае разногласий, составляется соответствующий акт.

Конечно, вместе с поставщиком нужно оценить временные затраты на просчет товара еще до начала просчета.

Отгрузка товаров возврата поставщику по обратной продаже. Документооборот

В соответствие с согласованным графиком отгрузки, поставщик подает транспорт. Склад перемещает паллеты возврата в зону отгрузки. Лучше дополнительно пометить такие паллеты, например, желтым скотчем, что бы паллеты возврата случайно не попали в другое транспортное средство.

Сотрудник склада делает фото-отчет каждого паллета возврата, а также ряда в кузове машины поставщика, тем, самым подтверждая сохранность груза.

У представителя поставщика в обязательном порядке должна быть оригинальная доверенность по форме М-2, заполненная по всем правилам. Это очень важно! Срок доверенности должен составлять не более 15 дней с момента выдачи доверенности.

На основе подписанных ведомостей просчета, склад готовит документы отгрузки, также ТОРГ-12 и счет фактуру. Если на складе нет бухгалтера, то счет-фактуру (и уведомление о зачете встречных требований) поставщику отправляют по почте в течение 10 рабочих дней после отгрузки.

Не корректно оформленные документы — риск того, что товар оплачен не будет.

Обратная продажа товара поставщику через склад, завершающий этап.

Процесс обратной реализации поставщику на складе еще не завершен, пока не решен вопрос с остатками товара, которые не забрал поставщик, а также с браком, который поставщик отбраковал.

Здесь алгоритм следующий:

Что касаемо недостачи — акт разногласий направляется в магазин. Поставщик забирает, что есть.

Касаемо выявленного брака, тот же принцип. Однако, нужно понимать, что поставщик будет максимально браковать товар, а магазины и коммерческая служба будут стараться отдать товар с неявными признаками брака поставщику. Склад оказывается между двух огней.

Здесь нужен мониторинг еще во время просчета.

А если брак очевиден во время приемки или распределения товара на складе по поставщикам, то сразу фиксировать актом.

Что касается излишков — через коммерческую службу и по согласованию с поставщиком.

Что делать с не вывезенным товаром, излишками и браком?

По итогам разбора всех разногласий по браку и излишков, принимается решение об утилизации товара. Не вывезенный товар по вине поставщика — за счет поставщика. Поставщику передается акт об утилизации товара. Акт подписывается представителем от ритейла и организацией-утилизатором.

Брак списывается, утилизируется за счет магазинов. По излишкам решение за коммерческой службой.

Заключение

К процессу обратной реализации поставщику через склад, следует подходить, как к проекту. Нужно несколько раз повторить этот процесс, что бы быть уверенным, что он поставлен на рельсы. Повторюсь, иначе, для всех это станет кошмаром. Мне со своей командой, первый раз удалось реализовать его на приемлемом уровне, только потому, что мы тщательно к нему готовились.

Очень тщательно.

Второй раз и далее прошло без нареканий.

Желаю всем сторонам четкого понимания этого процесса. Не жалейте время на согласование и детали. Потом труды окупят себя в плане времени, денег и нервов. Надеюсь, статья обратная продажа товара поставщику, была полезной. Пишите в комментариях, задавайте вопросы. Всего Вам хорошего!