Как в excel строить графики и диаграммы. Как обрабатывать большой объем информации. Часть 2

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy

Сегодня мы разберем, как в excel строить графики и диаграммы. Хотя эта статья является самостоятельной, в то же время она служит продолжением моей статьи, где мы разбирали, как обработать большой массив данных с помощью сводной таблицы, функции ВПР и других полезных функций excel.

Также мы разберем, как в эксель можно построить гистограмму, защитить книгу excel и другое.

Содержание:

  • Как в excel построить диаграмму.
  • Как в excel строить графики.
  • Как в excel построить гистограмму.
  • Каким образом просто защитить в excel книгу и лист.
  • Как в excel просто запрограммировать выделение цветом заданного значения.
  • Как  закрепить столбцы и строки при «прокрутке файла».

 

Как в excel построить диаграмму

Начнем с простого, а именно, как в excel построить диаграмму. Возьмем таблицу, где есть продажи за месяц в рублях по разным наименованиям. См. рис 1.

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис 1.

 

Из этой таблицы нам требуется понять какова же доля продаж по каждому наименованию. Визуальная картинка нам может понадобится и для составления презентации.

Для этого мы делаем следующие простые шаги:

  1. На верхней панели листа excel ищем окошко «ВСТАВКА» (указал красной стрелкой)
  2. Выделяем нужный нам диапазон данных.

см. рис 2.

рис .2

Далее, жмем на окно диаграммы, выбираем, например,  «круговая». См. рис 3.

 

рис.3

Excel предложит разные виды круговых диаграмм, выбираем подходящую нам. Получаем данные по долям в визуальном восприятии:

 

рис.4

Если нужно добавить доли в процентах, тогда просто добавляем и считаем столбец с процентами, выделяем его и наименование товара, строим диаграмму, см. рис. 5

 

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис.5

На полученной диаграмме, правой клавишей мышки открываем новое окно, жмем на «выбрать данные», см. рис. 6

 

рис.6

У нас открывается окно, где мы изменяем диапазон данных, см рис 7 и 8

 

рис 7

 

Что бы получить данные в процентах, нужно увеличить диапазон данных, то есть выделить столбец А и В.

 

рис. 8 изменение диапазона данных

Таким образом мы получаем диаграмму с процентами по долям, см. рис 9

 

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис 9

Все мелкие детали описывать не буду. Принцип Вы поняли, и можете самостоятельно разобраться в настройках выборки данных. И, например, те же проценты, обозначать на самих полях круглой диаграммы.

 

Как в excel строить графики

Здесь также все просто. В верхней панели выбираем «ВСТАВКА», рядом с диаграммами, есть графики. (В последней версии excel можно воспользоваться поиском.) Вариации графиков могут быть разные. Я покажу основные, затем вы сами легко разберетесь в деталях.

Например, нам нужно построить график, где будут отражаться продажи за полгода. Берем уже знакомую таблицу, в расширенном виде, см. рисунок 10.

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис 10

Выделяем нужный диапазон за полгода, жмем на окошко «график». Выбираем вид графика и получаем вариант, где наглядно видны колебания продаж по каждому товару за период. См. рис 11.

 

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис. 11

Можно на этих же данных, построить и другую аналитику, например, выделив только нижнюю строку по общей сумме продаж, получить соответствующий график, см. рис 12.

 

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис.12

 

Как в excel построить гистограмму

По той же аналогии можно построить и гистограмму.

Гистограмма, это также диаграмма, но выраженная в столбцах, отражающая изменение нескольких видов данных за определенный период времени.

В той же панели инструментов, «ВСТАВКА», рядом с графиками и диаграммами, есть гистограмма. Рис 13.

 

рис.13

 

Выбрав удобную нам модель из списка, мы получаем вот такую картинку, см рис. 14

 

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис 14. Гистограмма

Как видите, массив данных формируется по-другому. В данном случае, здесь цветом обозначены периоды (месяц). Разобравшись в настройках, можно цвет или иные значения придать товару.

К примеру, в этом же наборе есть линейчатая диаграмма. По тем же данным, наша диаграмма будет выглядеть вот так:

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис 15. Линейчатая диаграмма.

 

Как в excel защитить информацию

Теперь мы рассмотрим, как можно в эксель защитить информацию от чужих глаз. Те же графики и диаграммы, это сводная информация компании, которую можно усвоить беглым, чужим взглядом. Есть разные степени зашиты и доступа, начиная с защиты книги, листа. Можно защитить, как от просмотра, так и от внесения изменений.

Проще всего защитить доступ к самому файлу. Это делается просто.

Итак, у нас есть файл excel, который требуется защитить паролем.

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис 16

Выбираем:  Файл — сведения — защитить книгу — зашифровать паролем. ( см. рис. 17)

 

рис. 17

 

У нас появится окошко для пароля. Эксель запросит в этом окошке ввести пароль еще раз.

 

рис 18

 

Теперь, что бы открыть этот документ после его закрытия, появится окно, где потребуется ввести пароль. См. рис 19.

 

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис 19.

После ввода пароля, ваш файл успешно откроется.

 

Как в excel защитить лист

Теперь рассмотрим, как в excel защитить лист. Здесь также все не сложно. Берем наш исходный документ, где на листе-2 наша информация по продажам. Правой клавишей мышки нажимаем на ЛИСТ 2. Открывается окошко, где мы выбираем «защитить лист».

рис 20

Ecxel нам предложит ввести пароль два раза. См рис 21.

 

рис 21

На этом все. Наш лист защищен от внесения изменений. Информацию можно просматривать, но если будут внесены любые изменения без пароля, тогда появится следующее сообщение:

 

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис. 22

При этом, обратите внимание на рис. 21. С помощью галочек можно варьировать настройки защиты листа. Например, поставив галочку на разрешение вставки столбцов, другие пользователи, не смогут ничего менять, кроме добавления столбцов со своей информацией.

 

Как в excel автоматически подсветить пороговые значения

При работе с большим объемом информации, очень удобно видеть «подсвеченные» цифры, которые могут обозначить некий нижний или верхний порог. Например, достижение какого-то уровня по продажам, или значение, которое будет сигналом для пополнения запаса.

В excel заданное значение будет высвечиваться автоматически.

Возьмем небольшую таблицу, с товарными остатками, см рис 23.

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис.23

Итак, нам требуется увидеть, по каким товарам есть остатки выше верхней границы. Например, более 250 коробов. Мы делаем следующую простую операцию:

Главная — условное форматирование — правило выделения ячеек. Выбираем «БОЛЬШЕ».

 

рис 24

В левой части окошка задаем верхний порог 250 коробов. В правой части мы выбираем цвет, который нам будет сигнализировать об излишках по товару. Пусть цвет будет красным. Жмем Ок.

 

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис 25

Нам автоматически подсветило красным ту цифру, где остаток выше 250 коробов. В нашем случае, это 500 коробов. См. рис 25.

Теперь то же самое можно сделать с нижним порогом. Я взял, все, что меньше 20 коробов. Цвет выбрал желто-песочный. См. рис 26.

 

рис.26

Жмем Ок. Мы получили желаемую помощь для визуального определения. См. рис. 27.

 

рис.27

Конечно, можно пользоваться простым фильтром. Но здесь преследуется иная задача. Цвет, как подстраховка и дополнительный сигнал еще до работы с фильтром.

 

Как в excel закрепить строку при прокрутке

Напоследок, мы рассмотрим, как в как в excel закрепить строку или столбец при прокрутке. Это также очень полезная функция при работе с большим объемом информации.

Возьмем файл с большим количеством столбцов, см. рис. 28. Нам нужно прокручивать лист вправо, но не теряя из виду номер и наименование товара.

kak-v-excel-stroit-grafiki-i-diagrammy
рис.28

Файл — Вид — Закрепить области, см рис. 29.

рис.29

Если нам требуется закрепить столбцы А и В для прокрутки вправо, только выделяем третий столбец С, в окошке «закрепить области» выбираем «закрепить области листа».

рис.30

Все. Готово. Прокручиваем вправо. Как мы видим, столбцы С и D скрыты, и нам открылись крайние правые столбцы, см. рис 31.

рис. 31

По аналогии, можем закрепить верхнюю строку, когда нам потребуется прокручивать файл вниз.

 

Заключение

Мы разобрали темы, как в excel строить графики, диаграммы, гистограммы, как защитить лист excel и так далее. Надеюсь, информация была полезной. Если по теме было не все до конца понятно, пишите в комментариях, постараюсь ответить. А также, если тема excel будет востребована, возможно сделаю на каждую функцию отдельный видео-обзор.

Всего Вам хорошего и успехов!

 

Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (5 оценок, среднее: 4,80 из 5)
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.