Этот материал будет посвящен самым первым шагам в построении эффективного управления товарными запасами на предприятии. Ведь каков будет фундамент, так и будет стоять здание. Система учета может работать корректно, менеджер своевременно заказывать товар, а результата все равно нет. Главная возможная причина — пропустили первые шаги, столбы, на которых все базируется.
Этот материал будет полезен, как организациям, где задумались о построении системы управления запасами, так и тем, кто только решил реорганизовать свою работу по этому направлению. Управление товарными запасами — с чего начать?
Содержание:
- Основы для построения системы управления запасами
- Коренные ошибки в работе по управлению запасами
- Сколько на самом деле стоит потеря одной товарной единицы
- Каких сотрудников нельзя ставить на приемку товара
- Почему нельзя позволять разбирать брак по домам
- Каков позволительный процент отклонения факта от данных в системе
С чего начинается родина эффективного управления запасами
Итак, эффективное управление товарными запасами это:
Налаженный инструмент, который позволяет организации удовлетворять и превышать ожидания потребителей, и создает такие запасы по каждому товару, которые максимизируют чистую прибыль.
Для того, что бы что-то начать делать, нам следует ответить на следующие вопросы:
- Кто такие наши покупатели
- В каких товарах они заинтересованы
- Какие товары будет выгоднее хранить, а какие заказывать у поставщика
- В случае сети складов, какие товары должны быть на складах
- Что даст ввод нового товара в ассортиментную матрицу (см. выше определение эффективного управления запасами)
Это отдельная большая работа, но она точно того стоит, поскольку чем шире компания, тем острее стоит вопрос по оптимизации расходов на хранение запасов, их оборачиваемости, и в целом эффективности управления товарными запасами на предприятии.
Вместе с тем, с самого начала нужно прояснить, утвердить, внедрить:
- корпоративную политику, которая будет помогать, а не препятствовать эффективному управлению запасами
- Программное обеспечение
- Соответствующие компетенции в сферах IT и персонала, кто будет заниматься этой работой
Это еще один пласт большой для размышлений и работы
Это не «раз-два и поехали», а вдумчивая работа ответственных лиц с полной поддержкой самого высокого руководства. Как поставим фундамент, так и построим.
Фатальная ошибка
Лет 10 назад я отправился в поход, и поздним вечером начал ставить палатку на живописной полянке, близ красивого озера. Не смотря на темноту, с моим опытом походов, это не составляло труда. Но не тут то было. Где бы я не пытался закрепить палатку на земле, я упирался в камни. Сначала отступ от намеченного места взял 10 см. Затем, 20 см, потом 30 см, и так далее. Везде по всем четырем сторонам палатки я упирался в камни. Их прикрывал только зеленых мох.
Я не мог поверить в такое совпадение. Где-то ведь должны быть пустоты между камней! Я так и не смог закрепить палатку угловыми колышками. Закрепил ее тяжелыми камнями, так, как уже не было сил на иное. На утро я понял, что разбил лагерь на огромном каменном, ровном плато.
Вот такое незыблемое плато должно быть в основе управления запасами. Никто не должен пытаться «вбивать свои колышки» преследуя свои местечковые интересы. Иначе, по мелким камушкам и по ручейкам, наши же товары станут нашим убытком.
Итак, в одиночку менеджеру по управлению запасами с этой задачей не справиться априори.
Это не просто проект, это должна быть «линия партии» предприятия.
Я был свидетелем, когда высокое руководство назначало «ответственного» и считали, что все должно заработать. Затем снимали, назначили другого. Я думаю, Вы поняли, что это можно делать бесконечно, этим теряя веру в возможность эффективной работы с запасами. Раз строить, то все, как полагается.
Идем дальше.
Управление товарными запасами — с чего начать. Второй шаг.
У нас может быть полная поддержка проекта, автоматическая система учета работает исправно, а результата по управлению товарными запасами на предприятии нет. Почему? Потому, что источником проблем могут быть другие причины. Или комплекс причин.
- Нет строгих регламентированных правил ведения документооборота. Документы запаздывают в оформлении или часть их с не корректными данными. Менеджер руководствуется остатками в компьютере, а цифры уже не действительны.
- Задвоенные товары в системе учета. Имеется ввиду, что по факту, товар один и тот же, но наименование товара отличается всего в один символ, или в пробел. Для системы это уже два разных товара. Бывает ошибка и в коде товара.
- Сотрудники, отвечающие за внесение данных по товару, не ответственно подходят к своей работе.
- Сотрудники склада систематически не проводят частичную и годовую инвентаризацию. Остатки в системе не корректны. По процессам подготовки и проведения успешной инвентаризации, читайте мою статью здесь.
- На складе нет должного порядка. Это касается не только следованию всем процедурам ведения учета, но и элементарного порядка в физическом плане. Никакая циклическая и полная инвентаризация не будет точной, если мы не знаем, где, какой лежит товар.
- Брак по учетной системе своевременно не переносится с основных остатков.
- Образцы товаров без учета кочуют между отделами или вообще теряются. Часто теряются навсегда.
Все перечисленные пункты это уже система! В комплексе, это уже львиная доля прямых и потенциальных потерь. Потерь информации и денег. Ведь если нет в учетной системе предприятия товара — нет и продаж.
Все эти пункты я взял не с книжки, а из своих наблюдений.
Другие причины влияющие на работу с товарными запасами
Распространенная причина, которой не всегда уделяют должного внимания, это воровство. Сколько мы теряем из-за кражи 0,2% или 2% от суммы товарных остатков? А сколько получиться, если прибавить вышеописанные причины?
Река складывается из ручейков.
Важно оградить от любой возможности краж. Да, это затратно. Однако, это точно себя окупит. Вдобавок, сам факт камер наблюдения, не только значительно снижает риски воровства, но и дисциплинирует сотрудников в целом. Любого пойманного на воровстве следует сразу увольнять без жалости. Это очень важный и действенный элемент по предотвращению краж.
Не менее важно донести сотрудникам ценность бережного отношения к товару. В сознании рядового сотрудника, при стоимости товара в 1000 рублей, ущерб при потере товара составит те же 1000 рублей. Как мы понимаем, это не так. Ведь, при прибыли в 10% нам нужно продать товара на 10 000 рублей, что бы просто окупить понесенный ущерб. А здесь еще не учтены затраты на хранение.
Вообще принцип бережливого производства становится все более и более актуальным
Возвращаясь к складу, не верным будет экономить на ключевых сотрудниках. Сотрудники получающие достойную оплату, однозначно окупают себя, тем что долго работая на одном месте, отлично знают свою работу на местах.
Они ценят свое рабочее место, поэтому один «старенький» и опытный гораздо эффективнее 2-х новичков. Руководитель склада, старший или лучший кладовщик, должны получать достойную оплату труда. Вы должны быть уверены в них на все сто!
Немного разовью мысль. Хороший кладовщик отличается от обычного тем, что он не только делает больше в единицу времени, но и безошибочно считает товар, в том числе на приемке.
Известное правило логистики, что лучших сотрудников склада нужно ставить на приемку. Театр начинается в вешалки, а склад с приемки.
И вообще, поскольку товар храниться на складе, то работу склада «на отлично» следует отладить в первую очередь.
И еще
Следует строго ограничить доступ на склад, как представителей клиента, так и сотрудников компании. На складе не должно быть «своих».
Все списания брака или неликвидов должны оформляться только по служебной записке уполномоченного лица, и только с подписи директора по логистике или его заместителя. Не ниже. Соблазны списать хороший товар выдав его за брак очень велики.
Когда я работал в крупной Федеральной сети, был удивлен, почему продукты питания, даже не с небольшим браком, не раздавали сотрудникам магазина, а нещадно утилизировали. Ответ был прост. Как только было позволено разбирать брак по домам, почему-то сразу в разы увеличивалась доля этого брака. =))
Управление товарными запасами — с чего начать. Заключение
Точность товарных остатков — необходимое условие для эффективной работы управления запасами. К этой точности ведут множество факторов. По моему опыту здесь мелочей не бывает. Любая мелочь значит отклонение от точности.
Никаких позволительных цифр отклонения от системных данных не может быть.
Я не могу в этой статье описать все нюансы и детали. Многое зависит от специфики бизнеса. Но то, что указал, является универсальными правилами, основами для любой компании по этой теме.
В следующей статье мы пойдем дальше. Будем углубляться в уже саму систему управления запасами. Есть много интересных и важных деталей.
Буду рад, если моя статья управление товарными запасами — с чего начать, была полезной. Пишите в комментариях, задавайте вопросы. Всего Вам хорошего!