Что такое тайм-менеджмент и как его применять

taim-menedzhment-chto-eto-takoe

Тайм-менеджмент — это управление своим временем. Не важно, Вы менеджер, мама в декретном отпуске или учитель. В этом и прелесть знания основ тайм-менеджмента.  Поняв его принцип, в любом месте, в любой должности, Вы сможете с успехом и выгодой применять этот метод.

На самом деле, есть всего один и главный секрет в управлении своим временем. Более того, этот секрет и основа менеджмента, как такового. Это основная колонна в строительстве Вас, как управленца, менеджера, эффективной единицы, которой нужно выполнить задачу, как  здесь и сейчас, так и в перспективе.

Тайм-менеджмент — что это такое? Садитесь удобнее. За 24 года, как пользуюсь этим методом, я ничего не нашел лучше. Все остальное, это производные от данного принципа. Все тренинги, так или иначе, берут это за основу. Это моя любимая тема в менеджменте, поэтому, мы просто и доступно все разберем.

Содержание:

  • В чем главная основа тайм-менеджмента
  • Матрица по Эйзенхауэру
  • Почему мы сгораем на работе
  • Выгоды работы в главном квадрате
  • Техника подхода к большим задачам
  • Как правильно съесть лягушку в менеджменте
  • Ссылки на полезные ресурсы.

 

Тайм-менеджмент — управление временем

Итак, начнем без долгой теории и длинных вступлений.  Как вы думаете, работа в каком квадрате наиболее важна?

 

chto-takoe-tajm-menedzhment

 

У нас всегда есть всего четыре варианта выполнения нашей работы или задачи. Срочное и важное, Не срочное и важное, Срочное и не важное и Не срочное и не важное.

Пожалуйста, сделайте здесь короткую паузу и ответьте сами себе. Это важно, поскольку от того, как Вы ответите, во многом будет зависеть понимание этой темы. Хорошо, если Вы нальете себе чай и подумаете над этим. =))

Ниже, чуть более расширенный список дел в четырех квадратах. В большинстве своем мы выбираем, как приоритетный, первый и третий квадрат. Это естественно, поскольку нас так учили и мы так привыкли

 

taim-menedzhment-chto-eto-takoe

 

Эту матрицу вывел 34-ый Американский президент Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, который самими Американцами считается одним из самых успешных президентов США.

Теперь, когда мы усвоили для себя эту простую матрицу,  мы подходим к еще более интересным аспектам этой же матрицы. Давайте ее рассмотрим еще подробнее.

 

chto-takoe-tajm-menedzhment

 

Задержав свое внимание на этой таблице, Вы сразу же видите результаты, которые являются прямым следствием работы, выполняемой преимущественно в том или ином квадрате. Если мы берем во внимание первый квадрат, когда, казалось бы самую главную работу нужно выполнять именно в нем, то здесь нас ждет открытие номер 1.

Это открытие заключается в том, что мы сами загнали себя в ловушку цейтнота, именно тем, что приоритет в своей работе мы отдавали не тому квадрату.

Работа в квадрате номер 1

Работа в режиме кризиса, в квадрате номер один, является следствием, а не причиной нашей загнанности и усталости. В таком режиме тушения пожаров, решения вынужденно принимаются быстро, с лимитом времени и информации, что, соответственно, приводит к большему количеству ошибок и потерь, в т ч  — финансовых.

Если мы думаем, что эффективный менеджер тот, кто успешно решает задачи — здесь и сейчас, в режиме тушения пожара, то мы ошибаемся. Также как и ошибается тот самый менеджер. Возможно, в этом есть свой вкус и ощущение востребованности, однако, когда мы сгораем на работе, нас просто заменяют другим таким менеджером. Близко и знакомо?

Более того, в таком режиме, мы часто себе и своему руководству отвечаем, что у нас не хватило времени на другие вопросы, потому, что мы делали срочную и важную работу. И это действительно так! В большинстве своем, ответственный сотрудник, в первую очередь сделает, то, без чего дальнейшее функционирование отдела или предприятия будет невозможным.

Вместе с тем, тушение пожаров есть ни что иное, как борьба с последствиями. Это нас всегда выматывает по особенному. В конце концов, бег по кругу начинает нам казаться бессмысленным. Череда кризисов просто убивает.

 

chto-takoe-tajm-menedzhment
Картина знакомая всем

 

Признаки работы в квадрате номер 1

  • Мне некогда, и не знаю, когда будет время
  • Я уже ни во что не верю, пусть все идет, как идет
  • Планирование – дело руководства
  • Я тут один верчусь – остальные бездельники
  • Устаю, как собака, горю на работе каждый день
  • Никто не умеет работать
  • У нас ничего не меняется годами
  • Команда — миф от руководства
  • Завтра это завтра, мы решаем сегодняшние проблем

Мы не идеалисты и не заявляем, что работа возможна без первого квадрата. Мы говорим, что нагрузку на первый квадрат реально существенно ослабить. Об этом чуть позже. Сейчас, для полной картины, мы кратко рассмотрим квадрат 3 и 4.

 

Работа в квадрате номер 3 и 4 по матрице Эйзенхауэра

Работа в квадрате 3 отличается от работы в квадрате 1 тем, что если в первом квадрате мы делаем важное и срочное дело, то в третьем квадрате, мы думаем, что делаем срочное, и может, важное, дело.

Эта работа куда менее эффективна. И как понимаете, работа в четвертом квадрате не полезна совсем. Как раз такая работа является поглотителем нашего времени, как на работе, так и в быту. Из-за нее мы не можем делать по-настоящему важную работу.

Проблема заключается в том, что часто нам нравится выполнять такую работу. Ведь ответственность за такую работу меньше. Или же, мы делаем любую, как нам кажется, важную работу, что бы у нас не было времени приступить к той работе, которую мы откладываем на потом.

Другими словами, осознанно или нет, мы обманываем себя сами. Так проходят годы и жизнь. Мы часто оправдываем себя тем, что мы «положили себя» на тушение пожаров, или выполняя задачи, поставленные нам, не совсем компетентным руководителем.

Нам нужно запомнить, работа Срочно — Неважно и Не важно — не Срочно должна свестись к самому минимуму. Ниже таблица, наглядно показывает разницу эффективной компании от неэффективной. Это открытие номер 2.  Комментарии излишни.

 

taim-menedzhment-chto-eto-takoe

 

Тайм-менеджмент — что это такое? Работа в квадрате 2

Наконец, мы подошли ко второму квадрату, который мы избегаем по разным причинам. Одну причину мы уже разобрали. Вторая причина у нас проявляется сама собой. Мы не всегда четко можем расставить приоритеты, тем более классифицировать их по квадратам или матрице Эйзенхауэра.

Итак, НЕ СРОЧНО и ВАЖНО.

Все, что когда-то было не срочным, но важным, обязательно перейдет в квадрат важно и срочно, квадрат кризиса.

Вывод очевиден. Максимум своей работы нам следует выполнять в квадрате 2, то есть в квадрате планирования, профилактики и перспективы.  Что касается остальных квадратов, то работаем по следующему принципу:

 

chto-takoe-tajm-menedzhment

 

Пожалуйста, обратите внимание, —  четвертый квадрат мы вообще можем смело игнорировать. Важно и срочно игнорировать невозможно, но эти задачи должны быть отдельной колонкой в нашей голове, а лучше в ежедневнике. И не все в одну кучу. Те, задачи, которые нам кажутся важными, проанализировать, на сколько они действительно важны и оперативны в исполнении. Если нет — лучший вариант — делегирование. Они же не так важны! Пусть это сделает тот, у кого час работы стоит меньше вашего.

А вот по второму квадрату, нам нужно планировать срок начала и выполнения наших задач. Это лучшая техника в этом квадрате. Это основа тайм-менеджмента, управление временем.

Прямо сегодня у нас работы не убавится, а времени не прибавится. Однако, ежедневно уделяя внимание будущему, планируя свое время по этой схеме, мы обязательно в краткосрочной перспективе, подойдем к следующему:

  • у нас появляется больше времени на новые проекты и на семью
  • мы не чувствуем себя загнанной лошадью
  • появляется время на себя, на спорт или хобби
  • жизнь наполняется большим смыслом
  • задачи и работу мы выполняем точнее и эффективнее

 

Тайм-менеджмент — что это такое? Как подойти к большим задачам

Несомненно, у нас остается вопрос, как научиться подходить к большим задачам и проектам не откладывая их на потом. Мы все разумом понимаем, что объемную работу нам нужно делать заблаговременно, но не всегда хватает сил начать что-то делать.

Есть хороший метод, который называется съесть слона. Мы нарезаем задачи по кусочкам. Большие куски на малые. Что-то делегируем, что-то планомерно делаем сами с учетом того графика, который мы отвели на выполнение всей задачи.

 

taim-menedzhment-chto-eto-takoe

 

 

Это очень эффективный метод или элемент тайм-менеджмента, я им успешно пользуюсь уже очень давно. То, что кажется невыполнимым, разбив на еще более мелкие кусочки, становится возможным. Если мы говорим о менеджере, то как раз его работа заключается в том, что бы не только быстро тушить пожар, но и видеть всю картину целиком, состоящую из многих частей, пазлов.

Еще есть метод, называется  — съесть лягушку с утра. Суть заключается в том, что бы самую неприятную часть работы сделать именно утром. Ведь во второй половине дня, мы неприятную для себя работу откладываем уже на завтра и т д до бесконечности.

 

taim-menedzhment-chto-eto-takoe

 

И наоборот, когда мы справились с неприятной работой утром, или сделали ее часть, то психологически, на оставшийся день мы получаем некий заряд свободы и позитива.

Повторюсь, эти методы действительно рабочие, их всегда использую при решении своих задач, как на работе, так и в быту.

Тайм-менеджмент — управление временем. Резюме.

Еще раз суть второго квадрата:

  • Прояснение ценностей стратегии компании
  • Работа и проекты на перспективу, развитие
  • Профилактика
  • Анализ, расчеты и планирование
  • Проектную работу и большие задачи разбивать на кусочки и этапы со сроком каждого этапа. Обратная связь
  • Обучение и подбор квалифицированного персонала
  • Реорганизация устаревшего и/или избавление от пассива
  • Укрепление отношений.
  • Своевременный и полноценный отдых.

 

Резюме по четырем квадратам:

 

taim-menedzhment-chto-eto-takoe

 

Конечно, мы должны иметь трезвую голову и сначала потушить пожар, а только потом строить забор вокруг спасенного дома. При этом, постепенно переключать себя, семью, сотрудников на линию второго квадрата.

Если мы говорим о работе, то сам, как руководитель со стажем, согласен с тем утверждением, что у эффективного руководителя всегда есть час свободного времени на планирование, анализ, обратную связь и т д. На то он и хороший  руководитель. Это не случайность.

Напоследок,  могу порекомендовать отличную книгу, которая, еще с юности, стала для меня настольной книгой. Сейчас она называется «Семь навыков высокоэффективных людей».  В этой книге, разбирается изложенный здесь принцип, более подробно. Также разъясняются и другие интересные моменты. Эту книгу вы можете скачать по вышепреведенной ссылке, или бесплатно на моем сайте, вот здесь: https://abc-logic.ru/skachat-besplatno/

Надеюсь, моя статья: тайм-менеджмент — что это такое, какова основа тайм-менеджмента была полезной. Пишите в комментариях, задавайте вопросы. Будьте счастливы!

 

Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (4 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Загрузка...

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.