Тайм-менеджмент — это управление своим временем. Не важно, Вы менеджер, мама в декретном отпуске или учитель. В этом и прелесть знания основ тайм-менеджмента. Поняв его принцип, в любом месте, в любой должности, Вы сможете с успехом и выгодой применять этот метод.
На самом деле, есть всего один и главный секрет в управлении своим временем. Более того, этот секрет и основа менеджмента, как такового. Это основная колонна в строительстве Вас, как управленца, менеджера, эффективной единицы, которой нужно выполнить задачу, как здесь и сейчас, так и в перспективе.
Тайм-менеджмент — что это такое? Садитесь удобнее. За 24 года, как пользуюсь этим методом, я ничего не нашел лучше. Все остальное, это производные от данного принципа. Все тренинги, так или иначе, берут это за основу. Это моя любимая тема в менеджменте, поэтому, мы просто и доступно все разберем.
Содержание:
- В чем главная основа тайм-менеджмента
- Матрица по Эйзенхауэру
- Почему мы сгораем на работе
- Выгоды работы в главном квадрате
- Техника подхода к большим задачам
- Как правильно съесть лягушку в менеджменте
- Ссылки на полезные ресурсы.
Тайм-менеджмент — управление временем
Итак, начнем без долгой теории и длинных вступлений. Как вы думаете, работа в каком квадрате наиболее важна?
У нас всегда есть всего четыре варианта выполнения нашей работы или задачи. Срочное и важное, Не срочное и важное, Срочное и не важное и Не срочное и не важное.
Пожалуйста, сделайте здесь короткую паузу и ответьте сами себе. Это важно, поскольку от того, как Вы ответите, во многом будет зависеть понимание этой темы. Хорошо, если Вы нальете себе чай и подумаете над этим. =))
Ниже, чуть более расширенный список дел в четырех квадратах. В большинстве своем мы выбираем, как приоритетный, первый и третий квадрат. Это естественно, поскольку нас так учили и мы так привыкли
Эту матрицу вывел 34-ый Американский президент Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, который самими Американцами считается одним из самых успешных президентов США.
Теперь, когда мы усвоили для себя эту простую матрицу, мы подходим к еще более интересным аспектам этой же матрицы. Давайте ее рассмотрим еще подробнее.
Задержав свое внимание на этой таблице, Вы сразу же видите результаты, которые являются прямым следствием работы, выполняемой преимущественно в том или ином квадрате. Если мы берем во внимание первый квадрат, когда, казалось бы самую главную работу нужно выполнять именно в нем, то здесь нас ждет открытие номер 1.
Это открытие заключается в том, что мы сами загнали себя в ловушку цейтнота, именно тем, что приоритет в своей работе мы отдавали не тому квадрату.
Работа в квадрате номер 1
Работа в режиме кризиса, в квадрате номер один, является следствием, а не причиной нашей загнанности и усталости. В таком режиме тушения пожаров, решения вынужденно принимаются быстро, с лимитом времени и информации, что, соответственно, приводит к большему количеству ошибок и потерь, в т ч — финансовых.
Если мы думаем, что эффективный менеджер тот, кто успешно решает задачи — здесь и сейчас, в режиме тушения пожара, то мы ошибаемся. Также как и ошибается тот самый менеджер. Возможно, в этом есть свой вкус и ощущение востребованности, однако, когда мы сгораем на работе, нас просто заменяют другим таким менеджером. Близко и знакомо?
Более того, в таком режиме, мы часто себе и своему руководству отвечаем, что у нас не хватило времени на другие вопросы, потому, что мы делали срочную и важную работу. И это действительно так! В большинстве своем, ответственный сотрудник, в первую очередь сделает, то, без чего дальнейшее функционирование отдела или предприятия будет невозможным.
Вместе с тем, тушение пожаров есть ни что иное, как борьба с последствиями. Это нас всегда выматывает по особенному. В конце концов, бег по кругу начинает нам казаться бессмысленным. Череда кризисов просто убивает.
Признаки работы в квадрате номер 1
- Мне некогда, и не знаю, когда будет время
- Я уже ни во что не верю, пусть все идет, как идет
- Планирование – дело руководства
- Я тут один верчусь – остальные бездельники
- Устаю, как собака, горю на работе каждый день
- Никто не умеет работать
- У нас ничего не меняется годами
- Команда — миф от руководства
- Завтра это завтра, мы решаем сегодняшние проблем
Мы не идеалисты и не заявляем, что работа возможна без первого квадрата. Мы говорим, что нагрузку на первый квадрат реально существенно ослабить. Об этом чуть позже. Сейчас, для полной картины, мы кратко рассмотрим квадрат 3 и 4.
Работа в квадрате номер 3 и 4 по матрице Эйзенхауэра
Работа в квадрате 3 отличается от работы в квадрате 1 тем, что если в первом квадрате мы делаем важное и срочное дело, то в третьем квадрате, мы думаем, что делаем срочное, и может, важное, дело.
Эта работа куда менее эффективна. И как понимаете, работа в четвертом квадрате не полезна совсем. Как раз такая работа является поглотителем нашего времени, как на работе, так и в быту. Из-за нее мы не можем делать по-настоящему важную работу.
Проблема заключается в том, что часто нам нравится выполнять такую работу. Ведь ответственность за такую работу меньше. Или же, мы делаем любую, как нам кажется, важную работу, что бы у нас не было времени приступить к той работе, которую мы откладываем на потом.
Другими словами, осознанно или нет, мы обманываем себя сами. Так проходят годы и жизнь. Мы часто оправдываем себя тем, что мы «положили себя» на тушение пожаров, или выполняя задачи, поставленные нам, не совсем компетентным руководителем.
Нам нужно запомнить, работа Срочно — Неважно и Не важно — не Срочно должна свестись к самому минимуму. Ниже таблица, наглядно показывает разницу эффективной компании от неэффективной. Это открытие номер 2. Комментарии излишни.
Тайм-менеджмент — что это такое? Работа в квадрате 2
Наконец, мы подошли ко второму квадрату, который мы избегаем по разным причинам. Одну причину мы уже разобрали. Вторая причина у нас проявляется сама собой. Мы не всегда четко можем расставить приоритеты, тем более классифицировать их по квадратам или матрице Эйзенхауэра.
Итак, НЕ СРОЧНО и ВАЖНО.
Все, что когда-то было не срочным, но важным, обязательно перейдет в квадрат важно и срочно, квадрат кризиса.
Вывод очевиден. Максимум своей работы нам следует выполнять в квадрате 2, то есть в квадрате планирования, профилактики и перспективы. Что касается остальных квадратов, то работаем по следующему принципу:
Пожалуйста, обратите внимание, — четвертый квадрат мы вообще можем смело игнорировать. Важно и срочно игнорировать невозможно, но эти задачи должны быть отдельной колонкой в нашей голове, а лучше в ежедневнике. И не все в одну кучу. Те, задачи, которые нам кажутся важными, проанализировать, на сколько они действительно важны и оперативны в исполнении. Если нет — лучший вариант — делегирование. Они же не так важны! Пусть это сделает тот, у кого час работы стоит меньше вашего.
А вот по второму квадрату, нам нужно планировать срок начала и выполнения наших задач. Это лучшая техника в этом квадрате. Это основа тайм-менеджмента, управление временем.
Прямо сегодня у нас работы не убавится, а времени не прибавится. Однако, ежедневно уделяя внимание будущему, планируя свое время по этой схеме, мы обязательно в краткосрочной перспективе, подойдем к следующему:
- у нас появляется больше времени на новые проекты и на семью
- мы не чувствуем себя загнанной лошадью
- появляется время на себя, на спорт или хобби
- жизнь наполняется большим смыслом
- задачи и работу мы выполняем точнее и эффективнее
Тайм-менеджмент — что это такое? Как подойти к большим задачам
Несомненно, у нас остается вопрос, как научиться подходить к большим задачам и проектам не откладывая их на потом. Мы все разумом понимаем, что объемную работу нам нужно делать заблаговременно, но не всегда хватает сил начать что-то делать.
Есть хороший метод, который называется съесть слона. Мы нарезаем задачи по кусочкам. Большие куски на малые. Что-то делегируем, что-то планомерно делаем сами с учетом того графика, который мы отвели на выполнение всей задачи.
Это очень эффективный метод или элемент тайм-менеджмента, я им успешно пользуюсь уже очень давно. То, что кажется невыполнимым, разбив на еще более мелкие кусочки, становится возможным. Если мы говорим о менеджере, то как раз его работа заключается в том, что бы не только быстро тушить пожар, но и видеть всю картину целиком, состоящую из многих частей, пазлов.
Еще есть метод, называется — съесть лягушку с утра. Суть заключается в том, что бы самую неприятную часть работы сделать именно утром. Ведь во второй половине дня, мы неприятную для себя работу откладываем уже на завтра и т д до бесконечности.
И наоборот, когда мы справились с неприятной работой утром, или сделали ее часть, то психологически, на оставшийся день мы получаем некий заряд свободы и позитива.
Повторюсь, эти методы действительно рабочие, их всегда использую при решении своих задач, как на работе, так и в быту.
Тайм-менеджмент — управление временем. Резюме.
Еще раз суть второго квадрата:
- Прояснение ценностей стратегии компании
- Работа и проекты на перспективу, развитие
- Профилактика
- Анализ, расчеты и планирование
- Проектную работу и большие задачи разбивать на кусочки и этапы со сроком каждого этапа. Обратная связь
- Обучение и подбор квалифицированного персонала
- Реорганизация устаревшего и/или избавление от пассива
- Укрепление отношений.
- Своевременный и полноценный отдых.
Резюме по четырем квадратам:
Конечно, мы должны иметь трезвую голову и сначала потушить пожар, а только потом строить забор вокруг спасенного дома. При этом, постепенно переключать себя, семью, сотрудников на линию второго квадрата.
Если мы говорим о работе, то сам, как руководитель со стажем, согласен с тем утверждением, что у эффективного руководителя всегда есть час свободного времени на планирование, анализ, обратную связь и т д. На то он и хороший руководитель. Это не случайность.
Напоследок, могу порекомендовать отличную книгу, которая, еще с юности, стала для меня настольной книгой. Сейчас она называется «Семь навыков высокоэффективных людей». В этой книге, разбирается изложенный здесь принцип, более подробно. Также разъясняются и другие интересные моменты. Эту книгу вы можете скачать по вышепреведенной ссылке, или бесплатно на моем сайте, вот здесь: https://abc-logic.ru/skachat-besplatno/
Надеюсь, моя статья: тайм-менеджмент — что это такое, какова основа тайм-менеджмента была полезной. Пишите в комментариях, задавайте вопросы. Будьте счастливы!